Guide d'évaluation par les pairs des IRSC pour les demandes de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013

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Table des matières

Section I – Introduction

Les IRSC ont choisi le concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013 pour mettre à l'essai certains des éléments proposés dans la réforme de la série de programmes ouverts. Dans le cadre du second plan stratégique des IRSC, L'innovation au service de la santé – De meilleurs soins et services par la recherche certains changements à la série de programmes ouverts et à l'évaluation par les pairs sont en cours pour répondre à un certain nombre de problèmes relevés par le milieu de la recherche et les intervenants des IRSC. Tel que précisé dans le document Concept d'avenir : nouvelle série de programmes ouverts et nouveau processus d'évaluation par les pairs, ces réformes visent à assurer la viabilité du secteur de la recherche en santé au Canada.

La conception de la nouvelle série de programmes ouverts prévoit des objectifs clairs pour le programme de subventions de recherche libre des IRSC. Ces objectifs comprennent l'intégration de la série actuelle de mécanismes de financement des programmes ouverts en un système simplifié (volet Projet et volet Fondation) assez souple pour s'adapter à la transformation du paysage de la recherche en santé.

Le volet Projet a pour but de faire valoir les idées les plus susceptibles de faire progresser de façon importante les connaissances en santé, le système de soins de santé et les résultats sur la santé en appuyant des projets ayant une fin et un but précis. Les meilleures idées peuvent découler de pistes de recherche ou d'approches d'application des connaissances nouvelles, progressives, novatrices ou qui comportent des risques élevés. Les IRSC ont l'intention de faire valoir toutes ces idées dans le cadre du volet Projet.

Le volet Projet devrait permettre :

  • de financer un portefeuille diversifié de projets de recherche en santé et d'application des connaissances à toutes les étapes de leur réalisation, de la découverte à l'application, ce qui comprend la commercialisation;
  • de faciliter la collaboration entre disciplines, professions et secteurs;
  • de favoriser la création et l'utilisation des connaissances en santé.

Le volet Projet s'appuiera sur un concours en deux étapes et un processus d'évaluation axé sur les demandes. L'évaluation du concept et de la faisabilité du projet se fait à l'étape 1, qui se fonde sur la sélection de projets comportant une idée de départ solide et importante s'appuyant sur un plan d'exécution réalisable. L'étape 2 sert à sélectionner les demandes qui se situent près du seuil de financement, aussi connues sous le nom de « demandes situées dans la zone grise ».

Le succès de la transition vers la nouvelle série de programmes ouverts et le nouveau processus d'évaluation par les pairs repose sur l'efficacité de la mise à l'essai de la fonctionnalité des éléments conceptuels de l'évaluation par les pairs. Les IRSC utiliseront le concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013 pour mettre à l'essai la réforme de la série de programmes ouverts.

Le concours pilote vise les objectifs suivants : mettre à l'essai certains éléments du volet Projet proposé dans un concours réel, évaluer les éléments conceptuels de la réforme des programmes ouverts et les améliorations apportées au processus d'évaluation par les pairs, et enfin, s'assurer que les futures demandes de subvention sur la synthèse des connaissances comportant une approche d'application des connaissances intégrée puissent être assimilées efficacement à la nouvelle structure du volet Projet.

Voici les éléments conceptuels du volet Projet qui seront testés :

  1. Nombre plus grand d'évaluateurs par demande
  2. Demande et évaluation structurées
  3. Évaluation en plusieurs étapes
  4. Évaluation à distance et discussion asynchrone en ligne
  5. Nouvelle échelle de cotation et nouveau système de classement
  6. Réunion en personne du comité (étape 2)
  7. Nouveaux outils électroniques pour la réunion en personne

La mise à l'essai des éléments conceptuels de l'évaluation par les pairs permettra aux IRSC d'ajuster et de peaufiner les systèmes et les processus afin de faciliter la tâche aux candidats et aux évaluateurs. Les IRSC recueilleront les commentaires des candidats, des établissements et des pairs évaluateurs au moyen de sondages. Les leçons tirées du concours pilote aideront à peaufiner la conception des nouveaux volets de financement des programmes ouverts et le nouveau processus d'évaluation par les pairs. Les IRSC ont l'intention de transmettre leurs résultats au milieu de la recherche et de publier des articles sur l'évaluation par les pairs.

Section II – Politiques et principes de l'évaluation par les pairs

1. But du guide

Au nom des IRSC, nous vous remercions d'avoir accepté de siéger à un comité d'évaluation par les pairs pour le concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013. Le succès du processus d'évaluation par les pairs repose sur des gens comme vous qui mettent leur temps et leur expertise au service des comités. Les IRSC et le milieu scientifique vous en sont très reconnaissants.

Le processus d'évaluation par les pairs est décrit en détail dans le présent guide. Il est essentiel que les membres des comités lisent le guide et la possibilité de financement du concours pour se familiariser avec ces documents. Le présent guide a pour but :

  • de fournir de l'information sur les objectifs, la gouvernance et les politiques des IRSC;
  • d'exposer les rôles et les responsabilités des membres des comités d'évaluation par les pairs;
  • de définir les politiques et les procédures d'évaluation par les pairs des demandes;
  • de décrire le processus d'évaluation par les pairs suivi pendant le présent concours.

Pour connaître les règles détaillées qui s'appliquent à tous les aspects des programmes de financement des IRSC, consultez le Guide de subventions et bourses.

Pour obtenir des précisions sur le contenu du présent guide ou des instructions, veuillez communiquer avec Anne-Marie Poulin, coordonnatrice, Exécution des programmes (au 613-948-2899; anne-marie.poulin@cihr-irsc.gc.ca).

2. Évaluation par les pairs aux IRSC

Le mandat des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est le suivant :

« Exceller, selon les normes internationales reconnues d'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada. »

Le but de l'évaluation par les pairs est d'assurer l'excellence dans la recherche financée par les IRSC. Le système d'évaluation par les pairs assure également la reddition de comptes non seulement au gouvernement du Canada et aux contribuables canadiens – la source des fonds des IRSC –, mais aussi à l'ensemble du milieu de la recherche. L'évaluation par les pairs est réalisée par des d'experts qui représentent les quatre grands thèmes de la recherche en santé (biomédecine, recherche clinique, systèmes et services de santé, et santé publique et des populations).

L'évaluation par les pairs est supervisée par le conseil scientifique (CS) des IRSC, qui régit tous les aspects de la prise de décision concernant la recherche. Le CS exerce une direction scientifique et donne des avis au conseil d'administration (CA) sur les priorités et stratégies en matière de recherche en santé et d'application des connaissances (AC), et recommande des stratégies d'investissement conformément au plan stratégique quinquennal des IRSC. L'approbation des possibilités de financement pour toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances des IRSC fait partie intégrante des responsabilités du CS.

3. Principes de l'évaluation par les pairs

3.1 Confidentialité

Les membres du comité d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs doivent respecter la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche (la Politique), et s'assurer que :

  1. la documentation et l'information que les IRSC ont confiées aux membres du comité d'évaluation, aux évaluateurs externes et aux observateurs restent strictement confidentielles. Elle ne doit être utilisée qu'aux fins pour lesquelles elle a été recueillie au départ, à savoir l'évaluation des demandes ou propositions et la formulation de recommandations de financement, le cas échéant;
  2. la documentation servant à l'évaluation est conservée en lieu sûr afin d'en prévenir l'accès non autorisé. Elle doit être transmise par des moyens sécurisés, et quand elle n'est plus requise, être détruite de façon sécuritaire. Toute perte ou tout vol de documents doit être signalé aux IRSC;
  3. toutes les demandes de renseignements ou observations aux membres du comité d'évaluation, aux évaluateurs externes et aux observateurs relativement à une demande ou à une proposition ou à son évaluation sont renvoyées au personnel des IRSC. Les membres du comité d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs ne doivent pas contacter les candidats pour obtenir des renseignements supplémentaires ni leur divulguer quoi que ce soit qui découle du processus d'évaluation.

Exigences supplémentaires pour les membres du comité d'évaluation et les observateurs :

  1. Les délibérations du comité d'évaluation sont confidentielles. Les commentaires faits par les membres du comité durant l'évaluation des demandes et les conclusions de l'évaluation du comité ne doivent jamais faire l'objet de discussions avec des personnes qui ne participent pas au processus d'évaluation, à moins que les lois ou les tribunaux ne l'exigent.
  2. L'identité des candidats retenus et les détails des subventions ou bourses doivent rester confidentiels jusqu'à ce qu'une décision soit prise par l'autorité compétente et que les résultats aient été annoncés officiellement aux candidats et au public. L'identité des candidats non retenus ou non admissibles n'est pas rendue publique et ne doit pas être divulguée, à moins que les lois ou les tribunaux ne l'exigent.
  3. Au cours de la réunion, les observateurs doivent se faire aussi discrets que possible afin de minimiser le dérangement. Ils ne doivent sortir de la salle de réunion aucune note écrite ni aucun document qui concerne les affectations des évaluateurs, les cotes ou les commentaires des évaluateurs sur les demandes.

3.2 Conflit d'intérêts

Les IRSC doivent veiller à ce que leurs décisions soient non seulement justes et objectives, mais qu'elles soient également perçues comme telles. Selon la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, toute personne peut être considérée pour faire partie d'un comité d'évaluation à moins :

  1. d'avoir un pouvoir décisionnel pour la possibilité de financement,
  2. d'être le candidat principal dans une demande qui sera évaluée par le comité, ou
  3. d'être actuellement inadmissible à demander ou à détenir des fonds des organismes subventionnaires ou de tout autre organisme voué à la recherche ou organisme de financement de la recherche dans le monde, pour des motifs de non-respect des politiques sur la conduite responsable de la recherche comme des politiques en matière d'éthique, d'intégrité ou de gestion financière, à moins que l'autorité compétente n'en convienne.

Les évaluateurs sont considérés comme étant en conflit d'intérêts avec une demande s'ils :

  • sont parents ou amis, ou ont une relation personnelle, avec les candidats;
  • sont dans une position pour réaliser un gain ou subir une perte financière ou matérielle si la demande est financée;
  • ont un différend scientifique ou personnel de longue date qui les oppose aux candidats;
  • sont actuellement affiliés aux établissements, aux organisations ou aux sociétés des candidats— y compris à leurs hôpitaux de recherche et instituts de recherche;
  • sont étroitement affiliés sur le plan professionnel avec les candidats du fait qu'au cours des six dernières années :
    • ils ont eu des interactions régulières et fréquentes avec les candidats dans le cadre de leurs activités au sein de leur département, établissement, organisation ou société;
    • ils ont été les superviseurs ou les stagiaires des candidats;
    • ils ont collaboré, publié ou partagé des fonds avec les candidats, ou ont pour projet de le faire dans l'avenir immédiat;
  • estiment pour une raison quelconque ne pas être en mesure d'évaluer objectivement la demande.

Tous les membres du comité (président, agent scientifique, évaluateurs, etc.) doivent se conformer aux mêmes directives en matière de conflits d'intérêts. Il incombe au personnel des IRSC et au président de trancher la question en cas de doute.

Tous les membres du comité doivent lire la PCIC et accepter de la respecter avant de regarder le contenu d'une demande.

Comme vous le savez, les IRSC trouvent très importante la gestion des conflits d'intérêts, mais ils ne veulent pas non plus que le processus d'évaluation souffre d'une application trop stricte de leur politique. Pour cette raison, nous accordons une certaine latitude aux membres des comités afin qu'ils gèrent eux-mêmes leurs conflits, en particulier dans les situations où ils sont liés à la personne par l'entremise d'un vaste réseau ou dans un cadre où il y a peu d'interactions réelles. Étant donné le caractère de plus en plus multidisciplinaire des demandes et le nombre croissant de candidats, les critères de conflits d'intérêts visent particulièrement les candidats principaux. Lorsqu'on vous demande de déterminer s'il y a conflit d'intérêts avec des cocandidats, le critère qu'on vous recommande d'appliquer le plus rigoureusement est si vous avez été candidat (et que vous avez eu de véritables interactions, par exemple à titre de candidat principal) dans le cadre d'une subvention ou si vous avez été co-auteur avec la personne dans les six dernières années. Voici la directive la plus importante à suivre : nous : si vous vous sentez mal à l'aise de voir la personne sans révéler les renseignements que vous connaissez (ou encore si vous croyez que vous ne pouvez pas rester impartial), alors nous vous demandons de vous déclarer en situation de conflit d'intérêts. Si vous êtes du même établissement ou département, mais que vous ne connaissez ni ne fréquentez vraiment la personne, vous n'avez pas à déclarer automatiquement de conflit.

Veuillez aviser le coordonnateur de votre comité le plus tôt possible :

  • si vous vous apercevez que vous êtes en situation de conflit d'intérêts pour une demande encore non identifiée;
  • si vous n'êtes pas certain que votre situation constitue un conflit d'intérêts.

Si vous désirez des précisions ou que vous aimeriez discuter de vos préoccupations, n'hésitez pas à communiquer avec Anne-Marie Poulin, coordonnatrice, Exécution des programmes, au 613-948-2899 ou à anne-marie.poulin@cihr-irsc.gc.ca.

3.3 Impartialité

Le succès du système d'évaluation par les pairs dépend essentiellement de la volonté et de la capacité de tous les membres des comités d'être justes et raisonnables, de faire preuve d'un jugement scientifique rigoureux, et de comprendre le contexte particulier de chaque demande, tout en en tenant compte de façon équilibrée. Les évaluations sont remises aux candidats sans que le personnel des IRSC les modifie, et les IRSC n'assument pas la responsabilité de leur contenu. Un candidat ne considérera pas impartiale votre évaluation si elle contient des commentaires qui pourraient être interprétés de quelque façon comme étant sarcastiques, irrévérencieux, arrogants ou inopportuns. Par ailleurs, une évaluation constructive, qui aide le candidat en soulignant les forces et les faiblesses qu'il pourra corriger en présentant à nouveau sa demande, permettra de convaincre un candidat déçu que vous avez fait une évaluation impartiale de la proposition.

4. Politiques influant sur l'évaluation par les pairs

4.1 Collaborations internationales et recherche en santé mondiale

Selon la Loi sur les IRSC, les IRSC peuvent remplir leur mandat par « la poursuite d'occasions pour les scientifiques canadiens de participer à des projets ou partenariats internationaux de recherche en matière de santé et l'appui à cette participation ». Par conséquent, les IRSC acceptent les demandes pour des recherches qui seront réalisées dans d'autres pays ou en collaboration avec des candidats établis dans d'autres pays. Le caractère international de la recherche ne devrait pas être un facteur dans l'évaluation scientifique de la proposition, sinon pour déterminer la faisabilité de la recherche proposée et la qualité de la question de recherche ou du concept. Les évaluateurs ne devraient également pas être influencés par le financement obtenu ou demandé pour les composantes internationales lorsqu'ils recommandent un budget pour la ou les composantes canadiennes. Pour obtenir de l'information détaillée sur la marche à suivre pour demander du financement aux fins d'un partenariat international, consultez les sous-sections intitulées Recherche en santé mondiale et Collaborations internationales du Guide de subventions et bourses.

Pour plus d'information sur la façon dont les IRSC appuient les collaborations nationales et la recherche en santé mondiale, rendez-vous à Internationalisation des outils liés aux politiques et aux programmes de financement des IRSC.

4.2 Application des connaissances

L'application des connaissances fait partie intégrante du mandat des IRSC et est divisée en deux grandes catégories : l'AC en fin de subvention et l'AC intégrée. Avec ces deux catégories d'application des connaissances, les IRSC s'attendent à ce que les chercheurs assurent la dissémination de leurs résultats et facilitent leur application en vue d'améliorer la santé de la population, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et/ou de renforcer le système de santé. Veuillez noter que les coûts de dissémination constituent des dépenses admissibles dans toutes les subventions des IRSC.

Pour ce qui est de l'AC en fin de subvention, il existe de nombreux moyens de dissémination et il incombe au chercheur de choisir le véhicule qui assurera l'impact le plus grand auprès de l'auditoire d'utilisateurs des connaissances visé. Quand les principaux utilisateurs des connaissances sont des chercheurs, la dissémination des résultats au moyen de la publication d'articles dans des revues de grande qualité et accessibles convient, même si d'autres stratégies qui permettent de mieux faire connaître les résultats et de faciliter leur application peuvent aussi convenir. Quand des auditoires d'utilisateurs des connaissances en dehors du milieu de la recherche devraient être informés de résultats de recherche particuliers, on s'attend à ce qu'il y ait des plans de dissémination avec des objectifs plus ambitieux et des stratégies plus détaillées. Dans le cas de l'AC intégrée, les intervenants ou les utilisateurs potentiels des connaissances issues de la recherche prennent part à l'ensemble du processus de recherche, et la recherche vise à trouver des solutions aux questions ou problèmes soulevés par les intervenants ou les utilisateurs des connaissances. Consultez la page À propos de l'application des connaissances pour obtenir de plus amples renseignements.

4.3 Libre accès

Depuis le 1er janvier 2013, les chercheurs qui ont obtenu du financement des IRSC doivent s'acquitter des responsabilités suivantes :

  • veiller à ce que tous les articles de recherche issus des projets financés par les IRSC soient librement accessibles sur le site Web de l'éditeur ou un dépôt en ligne dans les 12 mois suivant la publication;
  • archiver les coordonnées bio-informatiques, atomiques et moléculaires dans les bases de données publiques appropriées (p. ex. dépôt des séquences génétiques dans GenBank) immédiatement après la publication des résultats de la recherche;
  • conserver les ensembles de données originaux pendant au moins cinq ans (ou plus si d'autres politiques s'appliquent);
  • faire mention de l'aide des IRSC en citant le numéro de référence du financement dans les publications.

Prière de consulter la Politique de libre accès des IRSC pour obtenir de plus amples renseignements.

4.4 Genre, sexe et recherche en santé

On encourage les candidats à démontrer dans leurs demandes qu'ils feront une analyse des différences de genre et des différences de sexe. Cette analyse vise systématiquement les différences biologiques (sexe biologique) et socioculturelles (sexe social ou genre) qui existent entre les hommes et les femmes et entre les filles et les garçons, sans présumer pour autant que de telles différences existent. Ce domaine de recherche vise à favoriser une recherche en santé rigoureuse qui élargit la compréhension des déterminants de la santé chez les deux sexes et conduit à des améliorations de la santé et des soins de santé. Pour obtenir plus d'information sur la façon dont les pairs évaluateurs peuvent déterminer si les notions de genre et/ou de sexe sont intégrées adéquatement aux plans de recherche proposés par les candidats des IRSC, consultez la page Intégrer les notions de genre et de sexe à la recherche en santé : un outil pour les pairs évaluateurs des IRSC.

4.5 Communautés minoritaires de langue officielle

Les organismes fédéraux sont tenus d'intervenir positivement pour assurer soutien et reconnaissance aux communautés linguistiques minoritaires au Canada. Pour les IRSC, cela se traduit par l'obligation de promouvoir la recherche en santé dans ces communautés. Pour plus d'information, consultez l'initiative Communautés de langue officielle en situation minoritaire. Les demandes provenant de ces communautés doivent être soumises à une évaluation par les pairs aussi rigoureuse que les autres demandes. Cependant, la promotion de la recherche en santé dans les communautés linguistiques minoritaires ne doit pas devenir un critère d'évaluation.

4.6 Publications et productivité

L'expertise et l'expérience des candidats constituent un critère d'évaluation important pour tous les programmes de subvention. Un facteur principal dans l'évaluation de ce critère est la productivité des candidats, déterminée par la qualité et l'impact des contributions des candidats dans le domaine. Lorsqu'ils évaluent la qualité des publications, les comités d'évaluation par les pairs devraient se concentrer sur la qualité du contenu des publications et ne PAS simplement tenir compte du nombre de publications ni de la qualité ou du facteur d'impact des revues. Dans le cas des publications où il y a plusieurs auteurs ou des travaux en collaboration, on conseille aux candidats de décrire leur contribution, et les évaluateurs devraient évaluer la contribution particulière du candidat au travail.

Les IRSC financent la recherche dans de nombreux domaines de la santé, et les formes de publications de recherche peuvent varier énormément d'une discipline à l'autre. En plus de publier dans des revues traditionnelles évaluées par des pairs, les chercheurs en santé publient dans des livres, des monographies, des mémoires ou articles spéciaux, des articles de rétrospective, des comptes rendus de conférences ou de colloques et des résumés scientifiques, des publications gouvernementales, etc. Dans certains domaines de recherche qui évoluent rapidement, tels que certaines disciplines de l'informatique, de la génétique ou de la micro-électronique, on a recours à des moyens spéciaux en vue d'atteindre l'auditoire cible rapidement. Les communiqués, les imprimés minute de rapports, les lettres et la distribution électronique des tirages préliminaires constituent d'importants véhicules de dissémination des résultats de recherche. Toutes ces contributions devraient être traitées sur le même pied quand on évalue la qualité et l'impact, et les évaluateurs ne devraient pas considérer certaines d'entre elles comme des publications de « deuxième ordre » ou de la « littérature grise. »

Quand ils évaluent la productivité, les évaluateurs devraient aussi tenir compte des retards légitimes dans la recherche et la dissémination des résultats de recherche. Il peut arriver dans certaines circonstances qu'un chercheur ne puisse pas ou ne souhaite pas publier ses résultats de recherche avant de faire une demande de financement auprès des IRSC. Par exemple, le temps nécessaire pour terminer une monographie peut excéder l'intervalle de temps entre deux demandes, ou la protection de la propriété intellectuelle peut occasionner un retard dans la publication. La productivité peut aussi varier pour des raisons personnelles, comme la maternité ou le soin de jeunes enfants, un détachement administratif, une incapacité, des soins à des personnes âgées, etc., qu'un congé officiel ait été pris ou non. On conseille aux candidats d'expliquer clairement et exhaustivement dans leur demande toutes les circonstances qui ont une influence sur la dissémination des résultats de recherche. Les pairs évaluateurs doivent tenir compte de l'effet de telles circonstances sur la productivité sans négliger de s'assurer que la recherche demeure de qualité concurrentielle.

Section III – Évaluation par les pairs

5. Recrutement des pairs évaluateurs

Le comité d'évaluation par les pairs du concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013 est formé d'un président, d'un agent scientifique, de pairs évaluateurs (chercheurs universitaires et utilisateurs des connaissances) et de membres du personnel des IRSC. Les membres des comités sont choisis pour leur excellence comme chercheurs, attestée par leur capacité d'obtenir de façon continue des fonds de sources externes sur la base d'une évaluation par les pairs, ainsi que par l'étendue de leurs connaissances et la maturité de leur jugement. Pour plus d'information, consultez les Lignes directrices sur la composition des comités d'évaluation par les pairs. Les évaluateurs pour le présent concours seront recrutés à titre d'évaluateurs experts à l'étape 1 ou en tant qu'évaluateurs multidisciplinaires, à l'étape 2. Pour plus de renseignements, reportez-vous à la Procédure de sélection des membres de comités d'évaluation par les pairs. Les rôles et responsabilités des membres des comités d'évaluation par les pairs sont clairement définis pour assurer le bon déroulement du processus d'évaluation par les pairs. Voir l'annexe 1 pour plus de détails.

6. Survol du processus d'évaluation par les pairs

L'évaluation par les pairs pour le concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013 se fera selon un processus en plusieurs étapes. À l'étape 1, les évaluateurs experts, y compris les chercheurs et les utilisateurs des connaissances, effectueront l'évaluation à distance, et pourront communiquer dans un espace virtuel à l'aide d'une plateforme Internet. Les évaluateurs coteront et classeront les demandes qui leur sont assignées puis fourniront un rapport écrit. Les IRSC détermineront le rang moyen de chaque demande à partir des résultats soumis par chacun des évaluateurs et fourniront un classement combiné pour le concours. L'étape 2, l'étape de l'évaluation finale, comportera des réunions en personne réunissant un certain nombre d'évaluateurs multidisciplinaires. Ces évaluateurs seront chargés d'intégrer les résultats des évaluations de l'étape 1. La discussion servira à déterminer quelles demandes financer, en particulier celles dont le classement par chaque évaluateur indépendant présente une forte variation. Ce comité fera une recommandation finale quant aux demandes à financer, à partir de la liste de classement final qu'il aura dressée.

Les demandes seront financées à partir de celles qui sont le mieux classées à l'évaluation finale en descendant, jusqu'à épuisement du budget.

Figure 1. Processus de concours en deux étapes du volet Projet. La figure ci-dessus illustre les résultats d'un seul concours

Description détaillée : Figure 1

Pour de plus amples renseignements, voir la leçon d'apprentissage interactive : Aperçu du concours de synthèse des connaissances.

7. Lancement du processus d'évaluation

7.1 Assignation des demandes

Toutes les demandes admissibles reçues au plus tard à la date limite sont inscrites au concours. Les demandes doivent être complètes au moment où elles sont présentées, faute de quoi elles pourraient être retirées du concours.

Après que la liste des demandes a été compilée, les membres des comités ont accès aux résumés des demandes afin de déclarer tout conflit d'intérêts et d'indiquer leur niveau d'expertise.

Le président, l'agent scientifique et le personnel des IRSC passent en revue les réponses puis assignent les demandes aux membres de comité. Ensemble, ils doivent s'assurer que le comité possède les compétences nécessaires pour procéder à une évaluation juste. Les décisions concernant l'assignation des demandes sont du ressort ultime des IRSC.

Aux étapes 1 et 2 du concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013, chaque demande sera assignée à cinq évaluateurs, qui devront évaluer de 10 à 20 demandes chacun. Les demandes seront assignées à deux évaluateurs universitaires et à deux évaluateurs utilisateurs des connaissances en fonction de l'expertise disponible. Quant au cinquième évaluateur, il pourra s'agir de l'un ou l'autre type d'évaluateur.

Aucun lecteur ni évaluateur externe ne sera mis à contribution pour ce concours.

Les évaluateurs auront accès aux demandes détaillées qui leur sont assignées quatre à six semaines avant la date limite de présentation des évaluations finales et du classement définitif.

7.2 Accès aux demandes

Copies des demandes

Dans le cadre de la campagne verte des IRSC, nous n'envoyons plus aux évaluateurs des copies papier des demandes. On peut y accéder par voie électronique au moyen de RechercheNet une fois la tâche « Gérer les conflits/Capacité d'examiner » remplie et les demandes assignées reçues.

7.2.1 Sécurité

Tous les documents liés au processus d'évaluation par les pairs doivent être conservés de façon sécuritaire pour prévenir tout accès non autorisé. Ils doivent être transmis par des technologies et des moyens sûrs. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, tous les documents relatifs à l'évaluation par les pairs doivent être détruits de façon sécuritaire ou retournés aux IRSC pour être détruits. La perte ou le vol de documents liés à l'évaluation par les pairs doit être signalé à votre coordonnateur de comité immédiatement. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l'évaluation par les pairs. Communiquez avec votre coordonnateur de comité pour obtenir de l'aide.

7.2.2 Format de la demande structurée

Les candidats doivent soumettre leur proposition de recherche dans le nouveau format de la demande structurée, en respectant la limite de caractères pour chaque critère (c.-à-d. une police de caractères de 12 points, six lignes par pouce, sans caractères ou espaces étroits). En raison de contraintes techniques, les IRSC ne vérifient pas systématiquement la présentation de chaque demande reçue. Si vous pensez que la présentation de toute proposition qui vous est assignée ne respecte peut-être pas les lignes directrices des IRSC pour la police de caractères, l'interligne ou les marges, veuillez communiquer avec le coordonnateur du comité le plus tôt possible, avant la réunion pour que les IRSC puissent déterminer si la demande est conforme ou non aux lignes directrices. On peut trouver plus de renseignements concernant les directives des IRSC sur la mise en forme dans le document Formats acceptés pour les demandes et les pièces jointes.

7.2.3 Pièces jointes à la demande

Les IRSC laissent une certaine latitude quant au nombre de documents qui peuvent être joints à la demande (jusqu'à 30 Mo) pour répondre aux divers besoins des différentes demandes. Toutefois, les IRSC n'obligeront pas les pairs évaluateurs à lire de l'information excessive ou superflue. Les candidats sont informés que la proposition de recherche ne doit dépendre que des références, tableaux, figures et lettres d'appui et de collaboration. Les pairs évaluateurs n'ont aucune obligation de lire les documents additionnels, sauf ceux qui sont mentionnés ci-dessus. Les pairs évaluateurs peuvent se servir de leur jugement pour décider si les documents additionnels sont requis pour l'évaluation de la demande (pour plus d'information voir Subvention sur la synthèse des connaissances : Concours d'automne 2013 - Instructions pour l’étape « Présentation d’une demande » à l’aide de RechercheNet).

8. Information sur l'évaluation par les pairs

Tous les pairs évaluateurs ont la responsabilité de se familiariser avant de procéder aux évaluations avec les détails de la possibilité de financement, les critères de sélection et le processus d'évaluation par les pairs en général.

Les ressources suivantes sont à leur disposition :

8.1 Documents

  1. Subvention sur la synthèse des connaissances : Possibilité de financement de l'automne 2013
  2. Lignes directrices d'interprétation des critères de sélection pour le concours de subvention sur la synthèse des connaissances, de l'automne 2013
  3. Synthèse des connaissances – Conseils pour réussir
  4. Guide sur la synthèse des connaissances
  5. Ressources de synthèse
  6. À propos de l'application des connaissances
  7. Guide de planification de l'application des connaissances aux IRSC
  8. Guide de rédaction des lettres d'appui des IRSC

8.2 Leçons D'apprentissage Interactives

Les cours suivants sont actuellement disponibles sur la page des leçons d’apprentissage interactives :

  • Aperçu du concours de synthèse des connaissances
  • Processus de demande
  • Outil de discussion en ligne asynchrone

Les leçons suivantes seront disponibles dans les prochaines semaines :

  • Comprendre les critères de sélection : Concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013
  • Processus d'évaluation à la phase 1
  • Processus d'évaluation à la phase 2

8.3 Webinaire d'orientation

  • Évaluateurs de l'étape 1 : octobre à novembre 2013
  • Évaluateurs de l'étape 2 : janvier 2014

Nota : Les évaluateurs seront informés des dates exactes des séances de l'automne 2013.

9. Guide étape par étape de l'évaluation par les pairs

9.1 Étape 1 de l'évaluation

À l'étape 1, les évaluateurs doivent mener à bien les tâches suivantes dans RechercheNet :

  • 9.1.1 Évaluations préliminaires
  • 9.1.2 Discussion des demandes en ligne (facultatif)
  • 9.1.3 Classement des demandes et soumission des évaluations finales

Pour de plus amples renseignements, voir la leçon d'apprentissage interactive : Processus d'évaluation à la phase 1.

9.1.1 Évaluations préliminaires

L'évaluation préliminaire de chacune des demandes assignées se fait sur RechercheNet de la façon suivante :

  • Lire les demandes
  • Évaluer les demandes en attribuant une cote pour chacun des sous-critères de sélection sur l'échelle suivante : A, B, C, D et E (voir l'échelle de sélection)
  • Rédiger une justification écrite d'au plus une demi-page contenant des commentaires sur les forces et les faiblesses pour chaque sous-critère
  • Évaluer le niveau de soutien budgétaire demandé
  • Signaler les demandes qui présentent un problème nécessitant une attention particulière
  • Réviser et sauvegarder les évaluations aussi souvent que nécessaire. À chaque sauvegarde, une liste de classement des demandes qui vous ont été assignées est générée
  • Nul besoin de départager les demandes ex aequo avant la discussion en ligne
  • Soumettre les évaluations préliminaires dans les délais impartis
  • Une fois soumises, les évaluations sont accessibles à tous les autres évaluateurs à qui les mêmes demandes sont assignées
9.1.1.1 Critères de sélection de l'étape 1

Pour de plus amples renseignements, voir les Critères de sélection.

Pour de plus amples renseignements, voir la leçon d'apprentissage interactive : Comprendre les critères de sélection : Concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013.

Critère 1 – Concept

  • 1.1 Qualité de l'idée
  • 1.2 Importance de l'idée

Critère 2 – Faisabilité

  • 2.1 Approche
  • 2.2 Expertise, expérience et ressources

Les lignes directrices pour l'interprétation des critères de sélection se trouvent dans le document Lignes directrices d'interprétation des critères de sélection pour le concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013.

9.1.1.2 Échelle de sélection pour l'étape 1

On demande aux évaluateurs d'attribuer une cote alphabétique à chaque sous-critère de sélection ayant la même pondération à l'aide de l'échelle de sélection de A à E. Pour plus de renseignements, voir la section Échelle de sélection.

9.1.1.3 Évaluation du budget

Une évaluation du niveau de soutien budgétaire demandé et de sa justification doit être effectuée. On ne s'attend toutefois pas à ce que les évaluateurs analysent le budget poste par poste. Ils peuvent approuver le budget tel quel ou proposer des ajustements. Pour plus de renseignements, voir la section Détermination du budget et de la durée et le document Lignes directrices d'interprétation des critères de sélection pour le concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013.

9.1.1.4 Signalement des problèmes liés à la demande aux IRSC

Ces points ne doivent pas être considérés comme des critères d'évaluation, sauf s'ils ont un impact sur la qualité scientifique de la demande. Pour connaître le détail des règles pertinentes, consultez le Guide de subventions et bourses des IRSC.

  1. Admissibilité : Les évaluateurs devraient soulever tout doute quant au respect des critères d'admissibilité à du financement des IRSC par les candidats principaux et les établissements auxquels ils sont affiliés.
  2. Éthique : La responsabilité de voir à ce que toute la recherche réponde aux normes éthiques est déléguée à l'établissement local par les IRSC. Les IRSC n'exigent pas de formulaires d'éthique en tant que tels avec la demande. Toutefois, l'évaluateur peut signaler des aspects particuliers, comme l'utilisation de sujets humains, d'animaux, de tissus humains ou de matériels dangereux, ou la recherche qui semble supposer la participation de populations autochtones, s'il estime qu'ils n'ont pas été traités comme il se doit.
  3. Recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines : Les demandes qui prévoient l'utilisation de cellules souches humaines et qui sont susceptibles d'être financées seront également évaluées par le Comité de surveillance de la recherche sur les cellules souches (CSRCS). On demande aux candidats de cocher la case appropriée dans la section « Attestations de conformité », mais il est essentiel que cela soit vérifié par les membres du comité.
  4. Justification du budget : Si l'évaluateur ne peut pas évaluer comme il se doit la demande de budget parce que celle-ci n'est pas clairement justifiée par le candidat, il doit le signaler au personnel des IRSC, qui fera le suivi nécessaire avant que les fonds ne soient débloqués, si la demande est financée.
  5. Article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances : Toutes les propositions de recherche assujetties à l'article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances doivent avoir une exemption de Santé Canada. Les membres de comité doivent, lors de la réunion, porter de telles demandes à l'attention du personnel des IRSC, qui fera le suivi nécessaire avant que les fonds ne soient versés, si la demande est financée.

Pour de plus amples renseignements, consultez la page sur les subventions et les bourses en attente du Guide de subventions et bourses.

9.1.1.5 Présentation des évaluations préliminaires dans RechercheNet

Il est possible de sauvegarder les évaluations préliminaires à n'importe quel moment. Lorsque les évaluations préliminaires assignées sont terminées, elles peuvent être soumises aux IRSC individuellement ou d'un bloc. Il est important de respecter toutes les échéances fixées.

9.1.2 Discussion des demandes en ligne

L'outil de discussion en ligne permet aux évaluateurs de discuter entre eux des demandes. Tous les évaluateurs affectés à une même demande peuvent prendre part aux discussions une fois qu'ils ont soumis leurs évaluations préliminaires. Le nom et l'évaluation de chacun seront affichés pour que tous les autres évaluateurs les voient. La décision de débattre d'une demande est laissée aux évaluateurs. Le président, l'agent scientifique ou le personnel des IRSC peut lancer la discussion ou fournir des commentaires au besoin pour assurer le respect des politiques et procédures des IRSC.

L'outil n'est pas destiné à fournir de la rétroaction directe aux candidats, et le contenu des discussions ne sera pas versé au compte rendu de décision remis à ceux-ci.

Une fois soumises, les évaluations préliminaires (cotations, justifications écrites – forces et faiblesses – et classement des demandes) seront transmises à tous les évaluateurs assignés à la demande. Les évaluateurs qui n'auront pas soumis leur évaluation préliminaire à la fin de la période de discussion ne pourront pas participer aux discussions et leur évaluation sera considérée « en attente ».

Les évaluateurs peuvent modifier leurs cotes et leurs évaluations pendant et après les discussions. Cela est important puisque tous les commentaires destinés aux candidats devront être consignés dans l'évaluation structurée.

9.1.2.1 Utilisation de l'outil de discussion en ligne

Les discussions en ligne sont une étape facultative du processus. Les évaluateurs ne sont pas tenus de démarrer de discussions en ligne ni d'y participer. Toutefois, les IRSC encouragent les évaluateurs à échanger leurs points de vue et à discuter des écarts entre leurs évaluations.

L'outil de discussion asynchrone en ligne ne sera accessible aux évaluateurs qu'une fois que tous auront soumis leurs évaluations préliminaires pour une demande donnée ou après la date établie dans le système si toutes les évaluations n'ont pas été soumises. Lorsqu'ils ouvrent l'outil, les évaluateurs peuvent consulter toutes les évaluations préliminaires déjà soumises pour une même demande.

Les statuts suivants aideront les évaluateurs à naviguer dans la fonction de discussion en ligne sur RechercheNet :

  1. En attente : les évaluateurs ne peuvent pas commencer la discussion. Ils doivent attendre que les autres évaluateurs soumettent leurs évaluations préliminaires.
  2. Démarrer la discussion : permet à un évaluateur d'être le premier à afficher un commentaire.
  3. Actif : la discussion est commencée.
  4. Actif avec le symbole (*) : un évaluateur a affiché un nouveau commentaire depuis le dernier accès à la discussion.
  5. Fermé : tous les évaluateurs ont soumis leurs cotes et leurs évaluations finales.
  6. Suspendu : la discussion en ligne est close jusqu'à nouvel ordre par les IRSC.
  7. Alerte aux évaluateurs : avertit les évaluateurs quand d'autres membres sont présents en ligne et disponibles à des fins de discussion.

Une fois qu'un commentaire est affiché, les évaluateurs ne peuvent pas le supprimer ou le modifier. Les commentaires peuvent être affichés à l'attention du personnel des IRSC; par contre les autres évaluateurs pourront les voir aussi. Cette option peut être utile pour porter des questions à l'attention des IRSC. S'ils le préfèrent, les évaluateurs peuvent envoyer des courriels directement au personnel des IRSC.

Un courriel sera envoyé chaque jour pour informer les évaluateurs des nouvelles diffusions sur le tableau de discussion en ligne.

Une fois les discussions terminées, les évaluateurs pourront modifier leurs cotes alphabétiques et leurs justifications écrites puis sauvegarder leurs évaluations aussi souvent qu'ils le désirent.

Nota : Aucun résumé des discussions en ligne ne sera fourni aux candidats. Les évaluateurs peuvent mettre à jour leurs évaluations à n'importe quel moment pendant la période de discussion en ligne, s'ils le jugent nécessaire.

Lorsqu'ils sont satisfaits de leurs évaluations, les évaluateurs les confirment. Après confirmation, les évaluations ne sont plus modifiables.

Pour de plus amples renseignements, voir la leçon d'apprentissage interactive : Outil de discussion en ligne asynchrone.

9.1.3 Classement des demandes et soumission des évaluations finales aux IRSC

À mesure que les évaluations sont confirmées, une liste de classement initiale des demandes est générée. Les demandes sont classées en fonction des cotes qui leur sont attribuées à l'étape de l'évaluation préliminaire. Les demandes les mieux cotées sont celles qui se trouvent au haut de la liste.

  • Les évaluateurs doivent départager les demandes ex aequo.
  • Les évaluateurs peuvent changer l'ordre de classement des demandes (vers le haut ou vers le bas), mais le classement original restera visible comme point de référence.
  • Une fois qu'il est satisfait des cotes attribuées, l'évaluateur confirme que le classement est « final ». Le système verrouille ensuite le classement qui n'est plus modifiable.
  • L'évaluateur soumet les évaluations et le classement des demandes qui lui ont été assignées aux IRSC.
  • Les IRSC détermineront le rang moyen de chaque demande à partir des résultats soumis par chacun des évaluateurs.
  • Il est important que les évaluateurs soumettent leurs évaluations et leurs classements par RechercheNet d'ici à la date limite.
  • Une liste combinée sera générée pour le concours.
  • Tous les candidats recevront les commentaires de chacun des cinq évaluateurs.
  • Les décisions prises à la première étape ne seront pas communiquées aux candidats et aux établissements. Les décisions relatives au financement ne seront rendues publiques qu'après l'étape 2 du concours.
  • On s'attend à ce qu'environ la moitié des demandes passent à l'étape 2 de l'évaluation par suite de leur recommandation.

Veuillez communiquer avec Anne-Marie Poulin, coordonnatrice, Exécution des programmes (au 613-948-2899; anne-marie.poulin@cihr-irsc.gc.ca) si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes techniques.

9.2 Étape 2 de l'évaluation

La deuxième et dernière étape de l'évaluation prend la forme d'une réunion multidisciplinaire en personne des membres du comité avec différents évaluateurs de l'étape 1. Les évaluateurs des diverses disciplines discuteront de la liste de classement des demandes de l'étape 1 et devront intégrer et valider les résultats de la première étape de l'évaluation. Le comité se penchera sur les demandes concurrentielles (classement élevé), en portant une attention particulière aux demandes où il y a de grands écarts, puis formulera des recommandations finales quant aux demandes à financer tout en respectant le budget établi.

Les évaluateurs de l'étape 2 doivent remplir les tâches suivantes dans RechercheNet :

  • 9.2.1 Mener à bien les activités préalables à la réunion du comité de l'étape 2
  • 9.2.2 Participer à la réunion en personne du comité

Après en avoir reçu l'avis, les évaluateurs devront ouvrir une session dans RechercheNet pour déclarer tout conflit.

Chaque demande sera assignée à cinq évaluateurs, qui devront évaluer de 10 à 20 demandes chacun. Les demandes seront assignées à deux évaluateurs universitaires et à deux évaluateurs utilisateurs des connaissances; quant au cinquième évaluateur, il sera assigné au hasard.

Pour de plus amples renseignements, voir la leçon d'apprentissage interactive : Processus d'évaluation à la phase 2.

9.2.1 Mener à bien les activités préalables à la réunion du comité de l'étape 2

Chaque évaluateur recevra une trousse d'évaluation lui donnant :

  • accès à toutes les évaluations soumises à l'étape 2, y compris les évaluations de l'étape 1 (forces et faiblesses, cotes et recommandations sur le budget) ainsi qu'une évaluation des écarts entre les classements des évaluateurs;
  • un échantillonnage de 10 à 20 demandes à l'étape 2 assignées au hasard;
  • le budget disponible et les taux de réussite prévus pour le concours.

Avant la réunion en personne du comité, les évaluateurs de l'étape 2 devront lire les évaluations de l'étape 1 qui leur ont été assignées ainsi que les autres documents liés aux demandes, au besoin. L'accès à l'ensemble des demandes est donné en option.

  • Les évaluateurs prennent connaissance de leur trousse d'évaluation et de la liste de classement des demandes concurrentielles évaluées à la première étape.
  • Les évaluateurs devront classer les demandes qui leur sont assignées soit dans la catégorie oui (recommandées pour financement) ou non (pas recommandées pour financement). Le nombre de oui / non affecté sera basé sur le budget disponible et le taux de succès attendu de la compétition.
  • Les évaluateurs sont invités à fournir des commentaires écrits pour appuyer leurs recommandations.
  • Les évaluateurs pourront sauvegarder leurs résultats puis les soumettre aux IRSC dans les délais impartis.
  • Les évaluateurs auront 3 à 4 semaines pour effectuer leurs évaluations.
  • Avant la réunion, le président du comité doit examiner toutes les trousses d'évaluation de l'étape 2 ainsi que les recommandations du comité. Le personnel des IRSC préparera un calendrier pour la réunion en personne du comité en consultation avec le président et l'agent scientifique.
9.2.2 Participation à la réunion en personne du comité

Le président et le directeur adjoint des IRSC débutent la réunion par un examen des recommandations des évaluateurs de l'étape 2 (décisions oui/non prises à la réunion préalable à l'étape 2) avec les membres du comité.

Le président et le personnel des IRSC donneront des conseils aux membres quant à la façon de débattre des demandes.
Les membres du comité qui sont en conflit d'intérêts relativement à une demande (selon la définition donnée à la section sur les conflits d'intérêts) ne doivent pas participer à l'évaluation de cette demande. À la réunion en personne, les membres en conflit d'intérêts doivent sortir de la salle avant que la demande ne soit examinée. Le président et le personnel des IRSC ont la responsabilité de surveiller les conflits d'intérêts et de résoudre les cas douteux.

Le président anime la discussion et l'agent scientifique prend des notes.

Lorsqu'il discute d'une demande, le comité procède comme suit :

  • Tout membre se trouvant en conflit d'intérêts doit quitter la salle.
  • Le président demande à l'un des évaluateurs chargés d'une demande de résumer les évaluations et les points qui doivent être débattus en comité.
  • Les autres évaluateurs chargés de cette demande sont invités à fournir un complément d'information, en s'attardant sur les points où ils sont en accord et en désaccord et en discutant des points qui n'ont pas encore été abordés.
  • Le président dirige la discussion des membres du comité au sujet de la demande.
  • L'agent scientifique relit ses notes, qui résument les principaux éléments de la discussion à prendre en considération pour coter la demande.
  • Après la discussion, les évaluateurs peuvent voter pour faire grimper ou descendre une demande dans le classement ou la maintenir au même rang à l'aide d'un dispositif de vote automatisé (tous les votes restent secrets).
  • Le résultat pour la demande équivaudra à la majorité des votes pour une action donnée, par exemple grimpe d'un rang, descend d'un rang ou reste au même rang dans le classement.
  • La demande ne bougera pas s'il y a égalité dans les votes pour un déplacement donné. Les demandes ne peuvent être déplacées que d'un rang (vers le haut ou le bas) à la fois. Chaque demande peut faire l'objet d'autant de séances de discussion et de votes que le comité le désire et tant qu'il y a des déplacements. Le comité peut également revenir sur une demande au besoin. La discussion s'arrête généralement lorsque les votes conduisent à aucun mouvement
  • Ce processus continue jusqu'à ce qu'il y ait consensus au sein du comité quant au classement final de la demande.
9.2.3 Budget et durée

Le caractère approprié du budget et la durée du financement peuvent faire l'objet de discussions au besoin.

9.2.4 Signalement des problèmes liés à la demande aux IRSC

Toute préoccupation en ce qui a trait aux points suivants devrait avoir été signalée par les évaluateurs à l'étape 1, mais les évaluateurs à l'étape 2 peuvent en discuter et, au besoin, en référer au personnel des IRSC à leur réunion.

Ces points ne doivent pas être considérés comme des critères d'évaluation, sauf s'ils ont un impact sur la qualité scientifique de la demande. Pour connaître le détail des règles pertinentes, consultez le Guide de subventions et bourses des IRSC.

  1. Admissibilité : Les évaluateurs devraient soulever tout doute quant au respect des critères d'admissibilité à du financement des IRSC par les candidats principaux et les établissements auxquels ils sont affiliés.
  2. Éthique : La responsabilité de voir à ce que toute la recherche réponde aux normes éthiques est déléguée à l'établissement local par les IRSC. Les IRSC n'exigent pas de formulaires d'éthique en tant que tels avec la demande. Toutefois, l'évaluateur peut signaler des aspects particuliers, comme l'utilisation de sujets humains, d'animaux, de tissus humains ou de matériels dangereux, ou la recherche qui semble supposer la participation de populations autochtones, s'il estime qu'ils n'ont pas été traités comme il se doit.
  3. Recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines : Les demandes qui prévoient l'utilisation de cellules souches humaines et qui sont susceptibles d'être financées seront également évaluées par le Comité de surveillance de la recherche sur les cellules souches (CSRCS). On demande aux candidats de cocher la case appropriée dans la section « Attestations de conformité », mais il est essentiel que cela soit vérifié par les membres du comité.
  4. Justification du budget : Si l'évaluateur ne peut pas évaluer comme il se doit la demande de budget parce que celle-ci n'est pas clairement justifiée par le candidat, il doit le signaler au personnel des IRSC qui fera le suivi nécessaire avant que les fonds ne soient débloqués si la demande est financée.
  5. Article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances : Toutes les propositions de recherche assujetties à l'article 56 de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances doivent avoir une exemption de Santé Canada. Les membres de comité doivent, lors de la réunion, porter de telles demandes à l'attention du personnel des IRSC, qui fera le suivi nécessaire avant que les fonds ne soient versés, si la demande est financée.

Pour de plus amples renseignements, consultez la page sur les subventions et les bourses en attente du Guide de subventions et bourses.

9.2.5 Conclusion de l'évaluation

Le comité clôt ses travaux après la fin des discussions sur les demandes et une fois que les membres se sont entendus sur le classement final des demandes et le financement recommandé.

9.2.6 Fin de la réunion du comité

Un élément important de la réunion de tout comité d'évaluation par les pairs est l'évaluation finale de l'efficacité et du fonctionnement du comité, ainsi que des questions de politique qui peuvent avoir été soulevées au cours des délibérations. Cet échange est important puisqu'il permet au personnel des IRSC de répondre à toute préoccupation des membres du comité et de consigner la rétroaction relative au processus pilote d'évaluation par les pairs. La rétroaction obtenue pendant la discussion et au moyen des sondages aidera à peaufiner la conception des nouveaux volets de financement des programmes ouverts et du nouveau processus d'évaluation par les pairs.

9.3 Après la réunion

Le personnel des IRSC prépare, le plus tôt possible après la réunion du comité d'évaluation par les pairs, une proposition de financement en fonction des recommandations du comité, laquelle sera soumise à l'examen du chef des affaires scientifiques et du chef des services financiers. Ceux-ci étudieront les recommandations relatives au financement à la lumière des critères établis par le conseil scientifique (CS) des IRSC, auquel ils soumettront leurs recommandations aux fins d'approbation finale. La liste des candidats dont la demande a été retenue est affichée sur la page Notifications de décisions de financement dès qu'elle est disponible.

Les candidats sont informés des résultats du concours une fois que le CS a approuvé les subventions qui seront financées. Tous les candidats reçoivent un avis de décision les informant de la décision prise à l'égard de leur demande. Dans le cas où leur demande est approuvée, ils sont également informés du budget qui leur est accordé, lequel peut différer du budget recommandé par suite de l'évaluation par les pairs. Un avis de décision devrait normalement être communiqué (sur RechercheNet et par la poste) dans les trois semaines suivant la réunion du CS.

Les demandes qui ont été signalées pour qu'on leur porte une attention particulière et dont le suivi est assuré par le personnel des IRSC (voir la section 9.2.4) sont mises « en suspens ». Le candidat sera informé si de plus amples renseignements sont requis. Les renseignements additionnels peuvent être examinés par le personnel des IRSC et les membres du comité d'évaluation par les pairs, au besoin, avant qu'une décision définitive au sujet du financement ne soit prise.

10. Évaluation des demandes de subvention

10.1 Types de demandes

Pour le concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013, on peut présenter de nouvelles demandes ou présenter à nouveau des demandes précédemment rejetées. Toutes les catégories de demandes sont évaluées « selon les mêmes conditions », et les mêmes critères et processus de financement s'appliquent à toutes.

10.2 Critères de sélection

L'évaluation de la demande devrait être structurée afin de justifier l'évaluation globale réalisée en fonction des critères de même pondération qui suivent :

Critère 1 – Concept

1.1 Qualité de l'idée

  1. Le projet comporte-t-il un but général et des objectifs clairs et bien définis ainsi que des retombées précises qui contribuent à l'amélioration des connaissances en santé, de la recherche en santé, des soins de santé, des systèmes de santé ou des résultats sur la santé?
  2. L'idée du projet repose-t-elle sur un fondement solide, logique et pertinent?

1.2 Importance de l'idée

  1. Les contributions proposées à l'amélioration des connaissances en santé, de la recherche en santé, des soins de santé, des systèmes de santé ou des résultats sur la santé sont-elles claires, bien définies et importantes?
Critère 2 – Faisabilité

2.1 Approche

  1. Les approches et les méthodes conviennent-elles à la réalisation des retombées et des contributions proposées?
  2. L'échéancier et les livrables du projet sont-ils réalistes?
  3. La proposition fait-elle mention de difficultés potentielles et de stratégies d'atténuation appropriées?

2 2. Expertise, expérience et ressources

  1. Les candidats possèdent-ils l'expérience et l'expertise pertinentes pour diriger le projet et produire les retombées et contributions proposées?
  2. Le niveau d'engagement des candidats est-il suffisant?
  3. Le projet a-t-il lieu dans un contexte (établissement d'enseignement ou autre organisme) facilitant sa réalisation et sa réussite?

Les lignes directrices pour l'interprétation des critères de sélection se trouvent dans le document Lignes directrices d'interprétation des critères de sélection pour le concours de subvention sur la synthèse des connaissance, de l'automne 2013.

Pour de plus amples renseignements, voir la leçon d'apprentissage interactive : Comprendre les critères de sélection : Concours de subvention sur la synthèse des connaissances de l'automne 2013.

10.3 Feuille d'évaluation structurée

Les évaluateurs entrent leurs cotes et leurs évaluations dans RechercheNet selon le modèle d'évaluation structurée. La feuille d'évaluation structurée permet de s'assurer que les évaluateurs traitent de chacun des sous-critères et qu'ils ont accès à la section pertinente de la demande structurée à titre de référence. Ce processus vise à réduire le fardeau imposé aux évaluateurs et à produire des évaluations uniformes des candidats.

10.4 Échelle de sélection

Par souci d'uniformité, tous les évaluateurs de l'étape 1 doivent utiliser une échelle commune. Il est particulièrement important d'utiliser toute l'échelle. L'échelle et les descripteurs suivants sont utilisés à cette fin :

  1. Pour ce sous-critère, la demande fait preuve d'excellence à l'égard de la plupart ou de la totalité des aspects pertinents. Il peut y avoir des lacunes minimes.
  2. Pour ce sous-critère, la demande fait preuve d'excellence à l'égard d'une bonne partie des aspects pertinents, et se révèle acceptable à l'égard de tous les autres. Des améliorations sont possibles.
  3. Pour ce sous-critère, la demande fait preuve d'excellence à l'égard de quelques aspects pertinents et se révèle acceptable à l'égard de tous les autres. Des améliorations sont nécessaires.
  4. Pour ce sous-critère, la demande traite de tous les aspects pertinents d'une manière générale. Des améliorations considérables sont nécessaires.
  5. Pour ce sous-critère, la demande ne présente pas d'arguments suffisamment convaincants ou présente des lacunes ou des failles importantes.

11. Détermination du budget et de la durée

L'objectif des IRSC est de fournir les fonds nécessaires pour que la recherche approuvée puisse être menée à terme efficacement. Les IRSC comptent sur l'expérience et les perspectives des évaluateurs pour estimer les besoins budgétaires des projets, même si cela n'est pas pris en compte dans la cote générale attribuée aux demandes. Le budget qui convient est dans une grande mesure une question de jugement de la part du comité d'évaluation par les pairs.

Les candidats ont été priés de présenter un budget comportant des niveaux d'augmentation préétablis. On ne s'attend pas à ce que le budget soit justifié par une estimation détaillée de tous les postes budgétaires, ni à ce que les évaluateurs analysent le budget poste par poste.

Après l'examen du budget proposé, on demande aux évaluateurs de recommander – avec justification à l'appui – que le budget soit :

  • accepté tel quel ou
  • modifié à X $ par année.

Le montant maximum alloué pour une subvention de synthèse des connaissances est de 100 000 $ et le montant maximal accordé pour un examen de la portée est de 50 000 $.

Si le pair évaluateur estime que le budget n'est pas suffisamment justifié ou expliqué pour permettre une juste évaluation de la demande, l'évaluateur de l'étape 1 ou le comité de l'étape 2 peut demander que le personnel des IRSC fasse un suivi. Si la proposition est approuvée pour du financement, les fonds ne seront pas versés tant que les questions concernant la justification du budget n'auront pas été résolues.

L'examen du budget devrait tenir compte des facteurs suivants :

11.1 Personnel de recherche

Le personnel de recherche (associés de recherche, assistants de recherche, techniciens, etc.) est déterminé à partir des besoins réels liés aux techniques et aux travaux requis pour la recherche. L'échelle des salaires doit être fondée sur les salaires en vigueur dans l'établissement. Certains établissements exigent des avantages sociaux non discrétionnaires pour le personnel (p. ex. régimes complémentaires d'assurance médicale et dentaire). Ces dépenses sont considérées comme des dépenses admissibles sur les subventions. Les salaires des candidats (chercheurs principaux ou cochercheurs) ne peuvent être payés à même la subvention, sauf dans le cas des associés et des stagiaires de recherche.

Les étudiants des cycles supérieurs peuvent, avec la subvention, être engagés comme personnel de recherche. En général, ils le sont à temps partiel (à l'heure). Cette situation ne doit pas être confondue avec celle d'un étudiant de cycle supérieur qui reçoit une allocation de formation à partir d'une subvention (voir ci-dessous), car dans un tel cas le travail fait partie de la formation de l'étudiant et constitue la thèse ou répond à d'autres normes universitaires du même ordre.

11.2 Participation des utilisateurs des connaissances

Une allocation de détachement peut être demandée pour faciliter la participation d'un utilisateur des connaissances au programme de recherche proposé. Les coûts admissibles sont limités à 50 000 $ par année, par individu, par subvention. Les personnes recevant des allocations de détachement ne sont pas considérées comme des employés des IRSC. Les fonds de l'allocation de détachement pour la recherche doivent être justifiés dans la section du budget de la demande de subvention.

Pour qu'un individu puisse recevoir une allocation de détachement, il doit remplir les conditions suivantes et fournir la documentation requise à l'établissement qui administre la subvention :

  • L'individu à qui l'allocation de détachement est accordée doit :
    • être un utilisateur des connaissances dans le cadre de la subvention dont les principales responsabilités ne comprennent pas une perspective de participation à la recherche (c.-à-d. que cela ne fait pas partie de son emploi régulier);
    • obtenir l'approbation de son organisme pour le temps de recherche consacré au projet qui justifierait l'allocation;
    • demander à son organisme d'attester sa participation aux activités pour lesquelles les fonds sont déboursés;
  • Les demandes d'allocation de détachement ne seront pas étudiées dans les cas suivants :
    • contribuer au salaire des individus détenant un poste de recherche universitaire rémunéré;
    • défrayer les coûts du temps d'enseignement pour permettre à l'individu de participer à la recherche;
    • compléter le salaire ou remplacer une partie du salaire d'un chercheur en congé sabbatique de son poste principal.

11.3 Stagiaires

L'évaluation des demandes d'aide pour les stagiaires doit tenir compte de la qualité du milieu de formation et des antécédents du candidat dans la formation des jeunes chercheurs.

Le 15 septembre 2011, la réglementation des trois organismes subventionnaires fédéraux sur le montant minimal ou maximal des allocations versées à même les subventions est devenue caduque. Les organismes n'imposeront plus de restrictions aux chercheurs qui souhaitent consacrer une partie de leur subvention à des suppléments aux chercheurs-boursiers.

Le retrait de la réglementation des trois organismes offrira plus de souplesse aux professeurs sur le plan financier afin que la rémunération versée aux étudiants et aux boursiers postdoctoraux tienne compte des variations entre les départements et entre les régions. À noter que le montant des allocations demeure assujetti aux conventions collectives et aux lois du travail en vigueur. En outre, de nombreuses universités ont établi des normes minimales d'appui propres à chaque département selon lesquelles les allocations peuvent prendre la forme de postes d'assistant d'enseignement, de fonds de recherche, de bourses des cycles supérieurs, de bourses externes ou d'autres bourses.

11.4 Matériel, fournitures, services et déplacements

On doit établir un budget qui prévoit tout ce qui ne se rapporte pas aux besoins en personnel (matériel et fournitures, produits consomptibles, etc.).

En général, les subventions des IRSC peuvent servir à couvrir seulement les frais directs de la recherche, mais ne peuvent pas servir à payer des frais indirects comme les frais de bibliothèque, de chauffage et d'éclairage, d'acquisition de meubles de bureau, de téléphone, etc. (voir le Guide d'administration financière des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH) pour plus de renseignements). Si le budget demandé inclut des sommes pour ce qui peut sembler des coûts indirects ou « frais généraux », il faut les justifier pour ce qui est de leur contribution directe à la recherche. Par exemple, les frais imposés par le département pour couvrir des coûts autres que les dépenses de recherche (p. ex. acquisitions pour la bibliothèque, allocations de formation pour les étudiants diplômés, services de secrétariat) ne sont pas admissibles. Ces frais sont normalement pris en charge par l'établissement. En cas de doute, ces coûts doivent être portés à l'attention du personnel des IRSC, qui fera le suivi nécessaire.

11.5 Appareils

Appareil de recherche : Tout objet (ou ensemble d'objets liés entre eux et constituant un système) représentant un bien tangible dont on ne peut se passer, ayant une durée de vie utile de plus d'un an et valant 2 000 $ ou plus, qui est utilisé en tout ou en partie pour la recherche.

Veuillez noter que l'objet doit respecter les trois conditions pour être considéré comme un appareil, c'est-à-dire :

  1. bien tangible dont on ne peut se passer;
  2. durée de vie utile de plus d'un an;
  3. valeur de 2 000 $ ou plus.

Pour faire partie de la catégorie « matériel ou fournitures », un objet doit respecter une seule des conditions qui suivent :

  1. bien tangible dont on peut se passer;
  2. durée de vie utile d'un an ou moins;
  3. valeur de moins de 2 000 $.

Par exemple, un ordinateur portatif valant moins de 2 000 $ serait classé dans la catégorie « matériel ou fournitures » malgré le fait qu'il s'agisse d'un article tangible dont on ne peut se passer et d'une durée de vie utile de plus d'un an.

11.6 Chevauchement avec d'autres sources de financement

On conseille aux pairs évaluateurs de ne pas tenir compte des subventions obtenues ou sollicitées d'autres sources, c.-à-d. qu'ils ne doivent pas réduire les budgets recommandés pour tenir compte du chevauchement possible.

11.7 Durée de l'aide

La durée de l'aide pour les demandes de synthèse de connaissances et d'évaluation de la portée est d'au plus un an.

Annexe I : Rôles et responsabilités des membres des comités

Responsabilités générales de tous les membres des comités

Président et agent scientifique

Avant l'étape 1 de l'évaluation

  • Proposer aux IRSC les noms d'évaluateurs potentiels;
  • Collaborer avec le personnel des IRSC pour assigner les demandes et choisir les évaluateurs pour chaque demande. Lorsque le président est en conflit, l'agent scientifique se charge de l'affectation des évaluateurs;
  • Travailler de concert avec le personnel des IRSC pour gérer les conflits d'intérêts.

Étape 1 de l'évaluation – Évaluations préliminaires

  • Remplir un rôle de surveillance sans évaluer de demandes ni présenter d'évaluations préliminaires.

Étape 1 de l'évaluation – Discussion des demandes en ligne

  • Le président et l'agent scientifique agissent comme modérateurs pour établir un climat positif, constructif et équitable dans lequel les demandes sont traitées pendant les discussions en ligne;
  • S'assurer que les débats se déroulent de façon harmonieuse, efficace et objective, conformément aux politiques et aux procédures des IRSC pendant la période de discussion en ligne et alerter les IRSC en cas de problème.

Étape 1 de l'évaluation – Classement des demandes

  • Travailler avec le personnel des IRSC pour décider des demandes qui passent à l'étape 2 de l'évaluation.

Étape 2 de l'évaluation – Activités préliminaires

  • Travailler avec le personnel des IRSC pour passer en revue la liste des résultats de la catégorisation et établir un ordre ou un calendrier d'évaluation pour la réunion de l'étape 2.

Étape 2 de l'évaluation – Réunion en personne du comité

  • Le président prononce le mot d'ouverture;
  • Le président fait les présentations et explique le déroulement de la réunion;
  • Le président s'assure que tous les membres du comité qui sont en conflit d'intérêts par rapport à une demande quittent la salle avant le début des discussions;
  • Le président nomme un représentant à titre de président ou d'agent scientifique lorsque l'un ou l'autre quitte le comité en raison d'un conflit d'intérêts. Dans la mesure du possible, la même personne ne doit pas jouer les deux rôles;
  • Le président voit à ce que tous les membres du comité participent aux discussions;
  • L'agent scientifique résume par écrit les échanges au sujet de chaque demande ayant fait l'objet de discussions en comité;
  • L'AS s'assurer que le budget imparti est respecté;
  • L'AS s'assure que toute question soulevée en matière d'éthique ou découlant de toute autre exigence des IRSC est examinée et que toute discussion est consignée dans les notes de l'agent scientifique;
  • L'AS s'assure que le comité s'entend sur le classement et procède à la sélection finale des demandes financées.

À la fin de la réunion du comité, le président :

  • prévoit suffisamment de temps pour recevoir la rétroaction des membres du comité en ce qui concerne l'efficacité et le fonctionnement du comité.

Après la réunion du comité, le président :

  • présente au directeur adjoint des IRSC des commentaires sur le déroulement, l'atmosphère et l'efficacité de la réunion dans un court rapport ou courriel (une page), et ce, au plus tard une semaine après la réunion du comité.

Nota : Toutes les communications envoyées par le président ou l'agent scientifique au comité d'évaluation par les pairs doivent également parvenir au directeur adjoint et au coordonnateur de l'exécution des programmes des IRSC, conformément aux politiques des IRSC.

Évaluateurs de l'étape 1

Évaluations préliminaires

  • Lire les demandes assignées et remplir les évaluations structurées à l'aide des critères de sélection;
  • Se servir de l'échelle de sélection;
  • Soumettre les évaluations préliminaires sur RechercheNet d'ici à la date limite.

Discussion des demandes en ligne (facultatif)

  • Lancer la discussion sur les demandes dans RechercheNet;
  • Prendre part aux discussions sur les demandes dans RechercheNet;
  • Modifier les cotes et revoir les évaluations au besoin;
  • Confirmer les évaluations.

Classement des demandes et soumission des évaluations finales

  • Revoir la liste de classement des demandes assignées;
  • Départager les demandes ex aequo ou ajuster la liste de classement des demandes assignées;
  • Soumettre les évaluations et la liste de classement des demandes assignées aux IRSC d'ici à la date limite.

Évaluateurs de l'étape 2

Activités préalables à la réunion du comité de l'étape 2

  • Examiner les trousses d'évaluation des demandes assignées;
  • Classer les demandes dans deux catégories : subventionnables et non subventionnables;
  • Formuler des commentaires.

Participation à la réunion en personne du comité

  • Prendre part à la discussion sur les demandes;
  • Prendre part au vote pour faire grimper d'un rang, faire descendre d'un rang ou conserver au même rang les demandes dans le classement.

Annexe II : Séquence des étapes de la réunion du comité de l'étape 2

  1. Mot de bienvenue et présentations

    Le président, l'agent scientifique et le personnel des IRSC souhaitent la bienvenue aux membres. Après les présentations, le président, le directeur adjoint et le personnel des IRSC s'adressent aux membres et énoncent les objectifs de la réunion.

  2. Ordre du jour de la réunion

    Le président et l'agent scientifique commencent la réunion du comité par un examen de la liste des résultats de la catégorisation dressée par suite des décisions (projets subventionnables ou non) découlant des activités préalables à la réunion de l'étape 2, liste soumise avant la réunion du comité.

    Le président et le personnel des IRSC dispensent des conseils sur la façon de discuter des demandes (p. ex. chaque demande, les 10 plus près du seuil, etc.)

  3. Conflit d'intérêts

    Avant de discuter en profondeur d'une demande, les membres en situation de conflit d'intérêts doivent quitter la salle.

    Le président du comité et le personnel des IRSC ont la responsabilité de surveiller les conflits d'intérêts et de résoudre les cas douteux.

  4. Les évaluateurs
    • fournissent un résumé des évaluations de chaque demande
    • signalent les points qui doivent être abordés (p. ex. grands écarts dans le classement)
  5. Les autres évaluateurs
    • soulèvent d'autres points.
  6. La discussion du comité relative à la demande devrait être axée sur :
    • les facteurs déterminants pour le classement
    • les divergences de vues des évaluateurs
  7. L'agent scientifique communique les notes d'AS au comité :
    • sommaire de la discussion
  8. Le président discute du déroulement du vote

    Le président et le personnel des IRSC dispensent des conseils sur le déroulement du vote.

  9. Classement individuel
    • Les membres peuvent voter pour
      • faire grimper la demande d'un rang dans le classement,
      • faire descendre la demande d'un rang ou
      • garder la demande au même rang;
    • Les votes sont secrets
    • Le comité peut voter aussi souvent qu'il le désire tant qu'il y a déplacement vers le haut ou le bas
  10. Budget
    • Toute question liée au budget peut être soulevée aux fins de discussion
  11. Durée de la subvention
  12. Points à signaler
    • admissibilité
    • éthique
    • cellules souches humaines
    • impacts environnementaux
    • justification du budget
  13. L'agent scientifique lit les notes finales (y compris les commentaires sur le budget) au comité à des fins d'évaluation, de modification ou d'ajout.

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