Mandat - Comité de vérification

Autorité

  • Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
  • Politique sur la vérification interne du CT, 1er avril 2006, Directive sur les comités ministériels de vérification.
  • Règlement des IRSC - Article 5, paragraphe 5.04.

Présidence et composition

Le Comité de vérification sera formé d'un président et d'au moins trois (3) membres externes choisis par le conseil d'administration selon les conseils de son Comité de mise en candidature et de gouvernance et du Bureau du contrôleur général (BCG), et selon l'approbation du Conseil du Trésor.

Pour être admissibles à titre de membres externes, les candidats doivent être indépendants de la fonction publique fédérale et provenir de l'extérieur de celle-ci. Ils doivent être libres de tout conflit d'intérêts réel ou perçu. De plus, les candidats doivent :

  • Répondre aux exigences du profil de compétences du BCG s'appliquant à un comité de vérification.
  • Bien connaître la communication de l'information financière dans le secteur privé ou public ou acquérir les connaissances nécessaires au cours de la première année de leur nomination.

Les candidats devront être choisis de façon à ce que leurs compétences, connaissances et expérience réunies permettent au comité de mener ses tâches à bien avec compétence et efficacité. Au moins un des membres doit être un expert financier qui comprend les principes comptables généralement admis et les états financiers, qui possède de l'expérience dans la préparation, la vérification, l'analyse ou l'évaluation d'états financiers, qui comprend les contrôles internes et les procédures associés à la communication de l'information financière, de même que les fonctions d'un comité de vérification.

Le président des IRSC est membre d'office du comité, mais n'a pas droit de vote.

Durée

Chaque membre initial du comité sera nommé pour une période n'excédant pas quatre ans, en s'assurant dans la mesure du possible, que pas plus du tiers des membres du comité n'arrivent à la fin de leur mandat au cours d'une année donnée. Les membres nommés subséquemment le seront pour une période de quatre ans. Les membres ainsi nommés ne peuvent exécuter plus de deux mandats consécutifs. Ceci ne s'applique pas au président.

Réunions

Le comité se réunira au moins quatre fois par année, à la demande du président du comité ou du président des IRSC. Aucun remplaçant n'est accepté.

On s'attend à ce que le président des IRSC, le chef des services financiers (CSF) et le dirigeant principal de la vérification (DPV) prennent part à toutes les réunions du comité relatives à la vérification. Le président du comité peut demander la participation d'autres représentants des IRSC.

Au besoin, le président du comité demandera à un haut représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) d'assister à la réunion du comité afin de discuter des plans du BVG, des résultats et d'autres questions d'intérêt réciproque.

Au besoin, le président du comité demandera à des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor Canada d'assister à une réunion du comité.

Dans le cadre de chaque réunion, le comité, au besoin, rencontrera individuellement à huis clos chacune des personnes suivantes : le président des IRSC, le chef des services financiers, le dirigeant principal de la vérification, le représentant du BVG (s'il est présent) et tout autre représentant, à sa discrétion.

Au besoin, le président du comité informera périodiquement, au nom du comité, le ministre des sujets d'importance soulevés par le travail de vérification interne et celui du comité.

Quorum

Une majorité des membres.

Référence

Règles de procédure de Bourinot, 4e édition.

Mandat

Le mandat du comité de vérification est de mener une surveillance active dans les principaux domaines que sont les risques, le contrôle et la reddition de comptes au sein des IRSC.

Rôles et responsabilités

Le Comité de vérification s'assurera que le président des IRSC et le conseil d'administration profitent de conseils indépendants et objectifs et d'une orientation qui assurent la pertinence des processus de contrôle et de reddition de comptes des IRSC. Le comité ne détiendra aucun pouvoir exécutif. Le comité doit :

  • Valeurs et éthique. Examiner au moins une fois par année les dispositions prises par la direction des IRSC pour illustrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique et pour s'assurer de la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes d'une conduite éthique.
  • Gestion des risques. Examiner au moins une fois par année le profil de risques et les dispositions concernant la gestion des risques au sein de l'organisation.
  • Cadre de contrôle de gestion. Examiner au moins une fois par année les dispositions prises par la direction concernant le contrôle interne, y compris la pertinence des vérifications menées par la direction1.
  • Fonction de vérification interne.
    • Recommander une Politique de vérification interne des IRSC et une Charte de vérification interne des IRSC pour approbation par le conseil d'administration et examiner régulièrement la Politique et la Charte pour en assurer la pertinence et l'efficacité de façon permanente.
    • Examiner régulièrement la pertinence des ressources liées à la fonction de vérification interne des IRSC.
    • Examiner le plan d'évaluation des risques et de vérification interne préparé par le chef des services financiers en vue de recommander son approbation par le conseil d'administration.
    • Examiner régulièrement le rendement de la fonction de vérification interne des IRSC.
    • Conseiller le président des IRSC et le conseil d'administration à propos de la nomination et de l'évaluation du rendement du chef des services financiers.
    • Au nom du conseil d'administration, recevoir les rapports de vérification interne et les plans d'action de la direction en vue de donner suite aux recommandations.
    • Connaître la mission et les tâches liées à la vérification qui ne font pas l'objet d'un rapport au comité et être au fait de toutes les questions d'importance qui en découlent.
  • Bureau du vérificateur général et organismes centraux.
    • Être parfaitement informé au sujet de l'ensemble du travail de vérification lié aux IRSC qui doit être effectué par le BVG, d'autres agents du Parlement ou des organismes centraux.
    • Examiner le plan du BVG concernant la vérification des états financiers des IRSC.
    • S'assurer que la direction a pris les dispositions nécessaires pour appuyer le BVG et les organismes centraux dans le travail de vérification lié aux IRSC.
    • Examiner les rapports de vérification du BVG et des organismes centraux qui ont des répercussions sur le ministère ou l'ensemble du gouvernement et recommander aux IRSC des réponses et des plans d'action destinés à être approuvés par le conseil d'administration.
    • Rencontrer périodiquement le BVG et lui demander ses commentaires et ses conseils en matière de risques, de contrôle et de gouvernance au sein des IRSC.
    • Être informé des questions et des priorités liées à la vérification qui sont soulevées par les organismes centraux et conseiller le président des IRSC et le conseil d'administration sur les mesures à prendre.
    • Être informé des répercussions qu'ont les initiatives à l'échelle gouvernementale sur l'amélioration des pratiques de la direction et conseiller le président des IRSC et le conseil d'administration à cet égard.
  • Suivi des plans d'action de gestion.
    • Appuyer le président des IRSC pour s'assurer que des dispositions efficaces sont mises en place pour surveiller les plans d'action de la direction en réponse aux recommandations émises à la suite de vérifications internes ou provenant du BVG ou d'autres sources et effectuer le suivi à ce sujet.
    • Recevoir périodiquement des rapports de la direction sur les mesures adoptées.
    • Le chef des services financiers rendra compte périodiquement au comité concernant l'éventuelle mise en place de plans d'action par la direction et l'efficacité des mesures adoptées. Dans son rapport, le chef des services financiers précisera dans quels domaines il croit que la direction a accepté un niveau de risques inapproprié pour les IRSC ou le gouvernement.
  • États financiers et rapports sur les comptes publics. En collaboration avec la direction, examiner les états financiers des IRSC, ainsi que toutes les estimations et tous les jugements comptables importants à cet égard, et recommander éventuellement leur approbation par le conseil d'administration.
    Lors de la vérification des états financiers, le comité examinera :
    • les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction. Il discutera des ajustements d'importance que requièrent les états financiers à la suite de la vérification, de même que des difficultés ou des conflits avec la direction qui ont pu surgir au cours de la vérification;
    • les lettres de la direction en réponse à la vérification externe des états financiers ou des Comptes publics;
    • les conclusions et les recommandations du vérificateur relatives aux contrôles internes mis en place pour la communication des états financiers.
  • Rapports sur les risques et reddition de comptes. Examiner le profil de risques de l'organisation, le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et d'autres rapports importants concernant la reddition de comptes, afin de s'assurer, autant qu'il sache, qu'il n'existe aucune inexactitude ou omission importante.

Présentation de rapports

Au besoin, le président du comité informera périodiquement, au nom du comité, le ministre des sujets d'importance soulevés par le travail de vérification interne et celui du comité.

À chaque réunion du conseil d'administration, le Comité de vérification rendra normalement compte de tous les travaux effectués depuis la dernière réunion du conseil.

Le président du comité préparera un plan afin de s'assurer que les responsabilités annuelles et continues sont prévues et pleinement assumées. Le plan sera présenté au comité pour approbation.

Le comité préparera un rapport annuel destiné au président des IRSC et au conseil d'administration. Ce rapport :

  • résumera les activités liées à la vérification entreprises par le comité et le résultat des analyses effectuées par celui-ci;
  • fournira au président du comité des commentaires sur l'évaluation menée par le chef des services financiers concernant le système de contrôles internes des IRSC;
  • documentera toute préoccupation importante du comité relative aux processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes des IRSC;
  • fournira au comité une évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
  • fournira, au besoin, des recommandations destinées à améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations destinées à améliorer la fonction de vérification interne.

Le comité doit répondre à tous les sujets relatifs au mandat du comité qui lui sont déferrés par le conseil d'administration.

Évaluation

Chaque année, le comité reverra son mandat et réaffirmera la légitimité des membres qui le composent.

Nominations

Approuvé à la 61e réunion du conseil d'administration des 24-25 juin 2009.

Mandat

Approuvé à la 54e réunion du conseil d'administration des 18 et 19 mars 2008.

  1. Les vérifications menées par la direction sont conçues et effectuées par ou pour la direction en tant que partie intégrante des responsabilités de surveillance de la direction. La nature et la portée de ces vérifications sont déterminées par la direction. Les vérifications menées par la direction sont différentes des évaluations indépendantes menées par le vérificateur interne.

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