Instructions des IRSC à l'intention des présidents

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  • Les présidents doivent accepter de se conformer à la Politique sur la confidentialité et les conflits d'intérêts des IRSC en utilisant RechercheNet ou en signant et en retournant par télécopieur un formulaire envoyé par le coordonnateur de l'exécution des programmes.
  • Il est possible de signaler les conflits d'intérêts relatifs aux demandes au moyen de RechercheNet ou en remplissant des documents envoyés par le coordonnateur de l'exécution des programmes.
  • Les présidents doivent s'assurer que tous les documents utilisés par les membres du comité d'examen par les pairs sont manipulés avec soin et éliminés conformément au « Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l'examen par les pairs ».
  • Les présidents diovent se familiariser avec les politiques et procédures des IRSC affichées sur les sites de RechercheNet et des IRSC. Il est aussi important de connaître les objectifs de la possibilité de financement (voir Trouver du financement).
  • Les présidents assurent le fonctionnement harmonieux, efficace et objectif du comité d'examen par les pairs, conformément aux politiques et aux procédures des IRSC.
  • Les présidents agissent à titre de modérateur afin d'instaurer un climat positif, constructif et équitable pour l'évaluation des projets de recherche.
  • Les présidents jouent un rôle de supervision; ils ne participent pas à la cotation des demandes et ne votent pas lors des réunions du comité.

Les rôles et responsabilités du président 

Avant la réunion du comité, le président :

  1. propose aux IRSC les noms de membres potentiels lors de la formation du comité d'examen par les pairs et, au besoin, lors de l'assignation des demandes (y compris les noms d'examinateurs externes potentiels lorsqu'une expertise particulière est nécessaire).
  2. travaille de concert avec l'agent scientifique et le personnel des IRSC pour assigner les demandes à des comités d'examen par les pairs particuliers (s'il y a plus d'un comité d'examen par les pairs pour la possibilité de financement en question) et pour choisir des examinateurs pour chaque demande. Lorsque le président est en conflit, l'agent scientifique est responsable de l'affectation des examinateurs.
  3. travaille de concert avec le personnel des IRSC pour établir un ordre ou un calendrier d'examen et pour déterminer à quel moment les demandes feront l'objet d'une rationalisation (s'il y a lieu);
  4. travaille de concert avec le personnel des IRSC pour gérer les conflits d'intérêts des membres de comités d'examen par les pairs.

Au moment de la réunion du comité, le président :

  1. prononce le mot d'ouverture.
  2. fait les présentations et expliquer le déroulement de la réunion aux membres qui participent par téléconférence, s'il y a lieu.
  3. s'assure que tous les membres du comité qui sont en conflit d'intérêts en raison de la demande quittent la salle avant le début des discussions.
  4. nomme un représentant à titre de président ou d'agent scientifique lorsque l'un ou l'autre quitte le comité en raison d'un conflit d'intérêts. Dans la mesure du possible, la même personne ne doit pas jouer les deux rôles.
  5. voit à ce que tous les membres du comité participent à l'évaluation de chaque demande.
  6. s'assure que les opinions exprimées par les examinateurs externes sont prises en compte dans l'examen de chacune des demandes pour lesquelles elles ont été sollicitées.
  7. travaille de concert avec l'agent scientifique pour résumer les discussions tenues à propos de chaque demande avant que l'on arrive à un consensus sur la cotation de celles-ci.
  8. s’assure que la cotation est obtenue par consensus et encourage les examinateurs à utiliser le barème au complet
  9. s'assure que l'examinateur de la collectivité présente un résumé non scientifique (s'il y a lieu).
  10. s'assure que le budget et la durée (s'il y a lieu) font l'objet d'une discussion et que les commentaires sont ajoutés aux notes de l'agent scientifique.
  11. s'assure que toute question soulevée en matière d'éthique ou découlant de toute autre exigence des IRSC est examinée et que toute discussion est consignée dans les notes de l'agent scientifique.

À la fin de la réunion du comité, le président :

  1. s'assure que l'on réexamine une ou un petit nombre de demandes si le comité est d'avis que le traitement de ces demandes n'est pas conforme.
  2. prévoit suffisamment de temps pour recevoir la rétroaction des membres du comité en ce qui concerne l’efficacité et le fonctionnement du comité.

Après la réunion du comité, le président :

  1. présente au directeur adjoint des commentaires sur le déroulement, l’atmosphère et l’efficacité de la réunion dans un court rapport ou courriel (une page), et ce, au plus tard une semaine après la réunion du comité.
  2. propose, lorsque le mandat des présidents des comités d’examen par les pairs tire à sa fin, les noms de remplaçants potentiels et appuie le nouveau président au cours de la période de transition qui s’ensuit (s’il y a lieu).

Pratiques exemplaires pour les réunions des comités d’examen par les pairs

Voici quelques conseils et trucs qui pourront faciliter le déroulement des réunions des comités d’examen par les pairs. Veuillez noter qu’il s’agit seulement de suggestions qui peuvent ne pas s’appliquer à tous les comités.

  1. Assignations - Lorsque c’est possible, les nouveaux examinateurs devraient être jumelés à un examinateur expérimenté. Se fier aux recommandations des examinateurs internes pour décider si des examinateurs externes sont nécessaires, et demander des suggestions.
  2. Débuter la réunion par un exercice d’étalonnage en évaluant trois demandes où il n’y a pas de conflit, soit une demande classée en haut, une au milieu et l’autre en bas de la fourchette. Cela mettra en place le barème de correction pour la réunion.
  3. Si vous procédez à la rationalisation en groupe, faites-le après la pause du midi, par exemple. Cela permettra au comité d’ajuster leurs notes et d’avoir une meilleure idée de la qualité de l’ensemble des demandes.
  4. Ordre de l’examen - l’examen des demandes en commençant par celles les mieux classées en descendant peut aider à réduire les écarts.
  5. Avant l’examen de chacune des demandes, donnez le temps aux membres de lire le résumé de la demande pour qu’ils se familiarisent avec la demande qui fera l’objet d’une discussion.
  6. Lecteur : demandez au lecteur de fournir une cote initiale, en particulier si l’on est loin d’un consensus.

NOTA :

  1. Toutes les communications envoyées par le président au comité d'examen par les pairs doivent également parvenir au coordonnateur de l'exécution des programmes, conformément aux politiques des IRSC.
  2. Les IRSC ont mis en place un programme de mentorat à l’intention des nouveaux présidents quel que soit le comité de subventions. Si vous désirez participer en tant que mentor ou mentoré, veuillez communiquer avec votre coordonnateur de l’exécution des programmes.

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