Conditions d’admissibilité des établissements pour administrer des fonds des IRSC

Les IRSC ne fournissent pas de fonds directement au chercheur, mais à l'organisation ou à l'établissement auquel le candidat principal désigné est affilié, habituellement à titre d'employé. L'établissement auquel on réfère comme étant l'« établissement payé » détient les fonds et gère un compte commun de subventions et de bourses duquel le chercheur peut retirer des fonds.

Avant que des fonds puissent parvenir à un établissement payé, celui-ci doit présenter une demande écrite d'ouverture d'un compte commun de subventions et bourses des IRSC. Comme on l'explique ci-dessous, il doit aussi remplir des questionnaires normalisés, fournir des copies de ses politiques et états financiers, et signer une Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche pour la gestion des subventions et des bourses fédérales avec les IRSC.

L'établissement payé se définit comme étant l'établissement qui reçoit et gère le financement des IRSC. Il est à noter que l'établissement payé peut être différent de l'endroit où la recherche est effectuée (établissement de recherche).

Un compte commun de subventions et bourses est créé une fois que l'établissement a terminé avec succès le processus d'admissibilité et que l'Entente sur l'administration des subventions et bourses des organismes par les établissements de recherche a été signée. Les établissements qui détiennent un compte commun de subventions et bourses ont été jugés admissibles à administrer des fonds des IRSC et peuvent être désignés comme un établissement payé par une personne qui fait une demande de subvention ou de bourse durant un concours.

Les IRSC acceptent la demande d'admissibilité d'un établissement seulement lorsqu'est retenu un candidat qui n'est pas déjà affilié à un autre établissement admissible. Les établissements affiliés doivent compter au moins cinq candidats approuvés pour être pris en considération à des fins d'admissibilité.

Les demandes doivent être signées par le recteur ou le directeur général de l'établissement ou par un délégué. L'établissement doit démontrer qu'il satisfait à toutes les conditions énoncées ci-dessous.

Un établissement ne peut être jugé admissible avant d'avoir signé une Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche avec les IRSC. Avant la signature de l'entente, les IRSC doivent avoir reçu toute la documentation requise et avoir jugé que l'établissement répond à toutes les conditions énoncées ci-dessous.

Après avoir réuni tous les documents requis, les établissements doivent envoyer leur demande à l'adresse suivante :

Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
160, rue Elgin, 9e étage
Indice de l'adresse : 4809A
Ottawa (Ontario) K1A 0W9
Tél. : 613-952-9974
Téléc. : 613-954-1800
Courriel : ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

À l'attention d'Ian Raskin, superviseur, Administration des octrois et surveillance financière

Veuillez consulter l'Annexe 1 - Liste de contrôle des documents – Documents à remplir pour une demande d'admissibilité à administrer le financement des IRSC pour obtenir la liste détaillée des documents qui doivent être remplis.

Conditions

Pour être admissible à une demande d'ouverture de compte commun de subventions et de bourses, l'établissement doit répondre aux conditions suivantes et présenter les documents justificatifs requis.

  1. L'établissement doit faire partie d'une des catégories suivantes :
    • les établissements canadiens d'enseignement postsecondaire et leurs établissements affiliés, incluant les hôpitaux et les instituts de recherche
    • les organisations non gouvernementales canadiennes sans but lucratif (y compris les organisations communautaires ou caritatives) dont le mandat est clairement orienté vers la recherche ou l'application des connaissances
    • les ministères ou organismes qui ne sont pas du gouvernement fédéral canadien, y compris les régies régionales de la santé, lorsque les activités qui font l'objet de la subvention ne sont pas financées dans le cadre de programmes bien précis de ces ministères ou organismes
  2. L'établissement doit compter un candidat retenu et ne doit pas être affilié à un autre établissement admissible des IRSC. Les établissements affiliés doivent s'assurer que les termes de leur entente d'affiliation leur permettent de détenir un compte commun de subventions et de bourses et doivent avoir un minimum de cinq candidats retenus.
  3. L'établissement est le lieu où s'effectue au moins un projet de recherche.
  4. L'établissement est constitué en personne morale.
  5. L'établissement est doté des systèmes de comptabilité et de contrôle financier nécessaires pour gérer les fonds des IRSC.
  6. L'établissement doit pouvoir démontrer qu'il est pourvu d'un mandat pertinent de recherche en santé/application des connaissances.
  7. L'établissement doit s'assurer que le chercheur occupera un poste universitaire, qu'il disposera de l'infrastructure et du temps requis pour réaliser la recherche prévue et qu'il aura la liberté d'en publier les résultats.
  8. Avant de permettre au chercheur d'utiliser des fonds, l'établissement doit démontrer :
    • au moyen d'une lettre signée par un représentant du niveau de direction le plus élevé de l'établissement, que leurs politiques, lignes directrices ou procédures organisationnelles sont conformes aux exigences de la deuxième édition de l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2) et du Cadre de référence de trois organismes sur la conduite responsable de la recherche;
    • qu'il a un certificat valide de Bonnes pratiques animales – BPAMD du CCPA ou un certificat indirect si l'établissement utilise des animaux en recherche, dans l'enseignement et pour les tests; OU soumettre une déclaration stipulant que l'établissement n'utilise pas d'animaux en recherche, dans l'enseignement et pour les tests;  
    • un processus pour s'assurer que le projet financé est conforme à toute autre exigence réglementaire applicable (p. ex. environnement, biorisque, radioactivité), s'il y a lieu.

Processus d'ouverture d'un compte commun de subventions et bourses

Il est à noter qu'avant de pouvoir soumettre une demande d'autorisation à administrer des fonds des IRSC, les établissements doivent avoir une demande ou une proposition de recherche approuvée, ainsi qu'un candidat, retenu pour du financement des IRSC, qui n'est pas déjà affilié à un autre établissement admissible des IRSC. Les fonds pour les candidats approuvés seront versés par l'intermédiaire de l'établissement déjà admissible, où le candidat occupe un poste universitaire. Il y a une exception : lorsqu'un établissement est affilié à un établissement admissible des IRSC (si son entente d'affiliation le permet) et qu'il emploie au moins cinq candidats retenus. Les candidats retenus nommés à un établissement déjà admissible des IRSC ne peuvent pas faire administrer leurs fonds par un autre établissement. Voici les étapes du processus de demande :

  1. L'établissement est avisé par les IRSC qu'il a un candidat retenu.
  2. L'établissement présente par écrit une demande d'admissibilité signée par son recteur ou son directeur général ou par son délégué à l'Unité de la surveillance financière des IRSC indiquant leur mandat de recherche ou d'application des connaissances et leur intention de soumettre une demande de compte commun de subventions et de bourses, à l'adresse suivante :

    Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
    160, rue Elgin, 9e étage
    Indice de l'adresse : 4809A
    Ottawa (Ontario) K1A 0W9
    Tél. : 613-952-9974
    Téléc. : 613-954-1800
    Courriel : ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

    À l'attention de : Ian Raskin, Superviseur, Administration des octrois et surveillance financière

  3. L'Unité de la surveillance financière étudiera la demande et, si elle la juge acceptable, enverra les formulaires de demande d'admissibilité composés des documents suivants :
    1. Lettre d'accompagnement – Une copie des documents suivants sera demandée dans la lettre d'accompagnement :
      1. les plus récents états financiers vérifiés de l'établissement;
      2. le plus récent rapport annuel de l'établissement;
      3. une lettre signée par un représentant du niveau de direction le plus élevé de l'établissement, confirmant que leurs politiques, lignes directrices ou procédures organisationnelles sont conformes aux exigences de la deuxième édition de l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2) et du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche;
      4. le certificat de Bonnes pratiques animales – BPAMD du CCPA, ou certificat indirect si l'établissement utilise des animaux en recherche, dans l'enseignement et pour les tests.
    2. Annexe A - Formulaire d'identification des personnes-ressources de l'établissement
    3. Annexe B - Formulaire de signature des agents administratifs de l'établissement
    4. Annexe C - Questionnaire des IRSC pour l'ouverture d'un nouveau compte
    5. Annexe D - Questionnaire d'évaluation du cadre de contrôle
    6. Exemplaire de l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche

    L'établissement doit remplir sans tarder les annexes A à D, dans un délai défini au moment de la demande.

  4. L'établissement doit ensuite retourner les documents dûment remplis aux IRSC pour examen.
  5. Les annexes A à D, les états financiers vérifiés et le rapport annuel sont examinés par l'Unité de la surveillance financière. S'il manque certains détails, une demande d'information complémentaire est transmise à l'établissement. Pour toute question, communiquer avec :

    Ian Raskin
    Tél. : 613-952-9974
    Courriel : ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

  6. Le personnel des trois organismes fournira des interprétations de leurs politiques, ainsi que de l'aide et des conseils aux établissements qui élaborent et revoient leurs politiques d'éthique et d'intégrité. Pour toute question, communiquez avec :

    Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche
    Tél. : 613-996-0072
    Courriel : secretariat@crr.ethique.gc.ca

    Pour de plus amples renseignements sur les exigences de l'EPTC 2 et du Cadre de référence, consultez les liens suivants :

  7. Après examen et approbation de tous les documents par les IRSC, le dossier est finalisé. Une lettre est envoyée à l'établissement pour confirmer l'approbation de sa demande, avec deux copies de l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche signées par le président des IRSC. Avant l'ouverture officielle du compte commun de subventions et de bourses de l'établissement, une copie de l'entente signée par le recteur de l'établissement doit être retournée aux IRSC. La copie signée de l'entente doit être transmise par messagerie à l'adresse suivante :

    Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
    160, rue Elgin, 9e étage
    Indice de l'adresse : 4809A
    Ottawa (Ontario) K1A 0W9
    Tél. : 613-952-9974
    Téléc. : 613-954-1800
    Courriel : ian.raskin@irsc-cihr.gc.ca

    À l'attention de : Ian Raskin, Superviseur, Administration des octrois et surveillance financière

  8. Une confirmation officielle sera envoyée à l'établissement pour les informer de l'ouverture de leur compte commun de subventions et de bourses.

Annexe 1

Liste de contrôle des documents : principaux documents à remplir pour une demande d'admissibilité à administrer les fonds des IRSC

  • Amorce du processus de demande
    • Demande écrite signée par le recteur, le directeur général ou un délégué de l'établissement candidat
  • Présentation de la demande
    • Annexe A - Formulaire d'identification des personnes-ressources de l'établissement
    • Annexe B - Formulaire de signature des agents administratifs de l'établissement1
    • Annexe C - Questionnaire des IRSC pour l'ouverture d'un nouveau compte1
    • Annexe D - Questionnaire des IRSC de l'examen des enjeux et des questions1
    • États financiers vérifiés les plus récents de l'établissement
    • Rapport annuel le plus récent de l'établissement
    • Une lettre2 signée par un représentant du niveau de direction le plus élevé de l'établissement, confirmant que leurs politiques, lignes directrices ou procédures organisationnelles sont conformes aux exigences de la deuxième édition de l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2) et du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche
    • Le certificat de Bonnes pratiques animales – BPAMD du CCPA ou certificat indirect si l'établissement utilise des animaux en recherche, dans l'enseignement et pour les tests
  • Finalisation du compte
    • Renvoi aux IRSC de la copie signée de l'Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche

Notes en bas de page

Note en bas de page 1

Document original signé obligatoire.

1

Note en bas de page 1

Copie de la dernière version approuvée sur le papier à en-tête de l'établissement.

2

Supplemental content (right column)