La délégation des pouvoirs de signature en matière de finances

La charte expose la délégation des pouvoirs en fonction des postes et non des personnes, comme l’exige la politique. Cependant, dans certains cas, la charte assigne des pouvoirs théoriquement incompatibles à certains postes et le pouvoir de dépenser (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) à des postes dont les titres sont trop généraux pour garantir une délégation et une répartition des tâches cohérentes.

a. La base de la délégation des pouvoirs aux délégués universitaires n’est pas claire. De plus, la délégation comprend des pouvoirs incompatibles.
Les délégués universitaires ne sont pas des employés des IRSC. Ils représentent les IRSC auprès des universités et bénéficient d'avances permanentes allant jusqu’à 5 000 $ aux fins de promotion et de communication de renseignements concernant les IRSC. De plus, ils disposent de l’autorisation d’engagement en accord avec l’article 32 de la LGFP, du pouvoir d’engager des dépenses pour l’accueil, les biens, les demandes de travaux d’impression et les demandes de passations de marchés, du pouvoir de passation de marchés et du pouvoir d'exécution de marchés en vertu de l’article 34 de la LGFP.

b. La délimitation entre les pouvoirs fonctionnels et opérationnels n’est pas claire pour les postes des Finances et de la Passation de marchés investis de ces deux pouvoirs. Ces postes disposent du pouvoir de dépenser pour leurs propres budgets et également de l’autorisation d’engagement conformément à l’article 32 de la LGFP et du pouvoir d'exécution de marchés conformément à l’article 34 pour les autres fonctions.

c. Le gestionnaire de l’administration a les pleins pouvoirs écrits en matière d'exécution de marchés et d’inventaires en vertu de l’article 34 de LGFP.

d. L’agent de négociation des marchés a les pleins pouvoirs en matière de passation des marchés et d’exécution de marchés, en vertu de l’article 34 de la LGFP.

e. Le directeur, Finances et administration, a les pleins pouvoirs de dépenser en ce qui concerne les biens et les services. Il a également les autres pouvoirs et les pouvoirs institués par les articles 34 et 33 de la LGFP. Ce poste a été remplacé par deux postes de direction : Planification financière et générale et Rapports, et’Opérations et surveillance financières.

f. Dans chaque domaine de compétences, la même personne peut engager des dépenses et attester de la réception de biens et de services en vertu de l’article 34. En d’autres mots, la charte ne détaille pas la répartition des tâches pour les gestionnaires de CR, entre la commande et la réception de biens et de services dans les limites de leurs budgets.

g. Dans la charte, le gestionnaire, Services financiers généraux, ou l’équivalent, comprend le gestionnaire, Administration financière, Subventions et bourses, le gestionnaire de projets, la fonction de contrôleur moderne et le gestionnaire, Services consultatifs, finances et planification. Tous ces postes ont l’autorisation de paiement en vertu de l’article 33 de la LGFP en plus d’autres pouvoirs, tels que les paiements à titre gracieux allant jusqu’à 2 000 $, la perte de fonds, la moins-value des stocks et l'élimination du matériel.

L’agent financier, ou l’équivalent, comprend le conseiller financier, l’agent des systèmes financiers, l’agent des analyses et rapports financiers et l’agent principal des opérations. Les pouvoirs en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont conférés à tous ces postes.

La faiblesse au niveau de la répartition des tâches expose les IRSC à des risques d'erreur et de paiements non autorisés.

L'annexe B décrit la répartition des tâches.

3. La politique officielle et les procédures concernant l’AAE n’ont pas été définies, comme l’exige la politique du gouvernement fédéral.

L’AAE (autorisation et authentification électronique) est le processus électronique qui appose la preuve d'autorisation à une transaction, qui contribue à la protection de l’intégrité des données et qui veille à ce que les autorisateurs puissent être identifiés. De concert avec les pratiques de gestion appropriées, l’AAE génère un contrôle responsable de la conduite des opérations commerciales électroniques.

Aux IRSC, le gestionnaire des opérations financières utilise l’infrastructure à clé publique (ICP) pour mettre en application la certification des transactions soumises à TPSGC en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La politique gouvernementale veille à ce que les opérations commerciales électroniques soient dûment autorisées, validées et protégées contre la perte, l’altération et la duplication, la substitution ou la destruction. Les ministères doivent établir des politiques et des procédures qui leur permettront de veiller à ce que la protection de l'attribution et de la communication des pouvoirs ainsi que du processus de délégation en tant que tel, lorsqu'ils se font sous forme électronique, soit assurée par un dispositif approuvé de signatures numériques et de gestion de clés. Les procédés de cryptage et de gestion de clés afférents à l'autorisation et à l'authentification électroniques doivent être homologués ou approuvés par le CST.

Un cadre de contrôle adéquat de l’AAE comprend le contrôle d’accès, la gestion des clés et la vérification.

7. Il existe quatre catégories de tâches ou de responsabilités qui sont examinées lors de discussions portant sur la répartition des tâches : l'autorisation, la garde, la tenue des dossiers, et le rapprochement de comptes.  Dans un système idéal, les différents employés effectueraient chacune de ces quatre fonctions principales. Dans le cas des personnes participant au processus de dépenses, les fonctions suivantes sont séparées :

• l'approvisionnement;
• la certification de la réception des biens et de la prestation de services,
• la détermination des droits, la vérification des comptes et de la préparation des demandes de paiement ou de règlement;
• la certification des demandes de paiement ou de règlement conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Si le processus ou d'autres raisons empêchent la séparation des tâches, des mesures de rechange sont mises en place (p. ex., des cartes d'achat).

9. d. Selon la politique gouvernementale, les opérations commerciales électroniques doivent être autorisées, validées et protégées de toute perte, altération, duplication, substitution ou destruction de façon appropriée.

Les ministères doivent établir des politiques et des procédures qui leur permettront de veiller à ce que la protection de l'attribution et de la communication des pouvoirs ainsi que du processus de délégation en tant que tel, lorsqu'ils se font sous forme électronique, soit assurée par un dispositif approuvé de signatures numériques et de gestion de clés. Les procédés de cryptage et de gestion de clés afférents à l'autorisation et à l'authentification électroniques doivent être homologués ou approuvés par le CST.

La charte détermine les pouvoirs selon les postes et non selon les individus, comme l’exige la politique. Cependant, dans certains cas, la charte assigne des pouvoirs théoriquement incompatibles à certains postes et le pouvoir de dépenser (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) à des postes dont les titres sont trop généraux pour garantir une délégation et une répartition des tâches cohérentes.

a. Le principe de base de la délégation des pouvoirs aux délégués universitaires n’est pas clair. De plus, la délégation comprend des pouvoirs théoriquement incompatibles.

Les délégués universitaires ne sont pas des employés des IRSC. Ils représentent les IRSC auprès des universités et bénéficient d’avances permanentes allant jusqu’à 5 000 $ aux fins de promotion et de transmission de renseignements concernant les IRSC. De plus, ils disposent de l’autorisation d’engagement en accord avec l’article 32 de la LGFP; du plein pouvoir d’engager les dépenses pour l’accueil, les biens, les demandes de travaux d’impression et les demandes de passations de marchés; du pouvoir de passer des marchés; du pouvoir d'exécuter des marchés en vertu de l’article 34 de la LGFP.

b. La délimitation entre les pouvoirs fonctionnels et opérationnels n’est pas claire pour les postes des Finances et de la Passation de marchés investis de ces deux pouvoirs. Ces postes disposent du pouvoir de dépenser pour leurs propres budgets et également de l’autorisation d’engagement conformément à l’article 32 de la LGFP et du pouvoir d'exécuter des marchés conformément à l’article 34 pour les autres fonctions.

c. Le gestionnaire de l’administration a les pleins pouvoirs écrits en matière d'exécution de marchés et d'inventaires conformément à l’article 34.

d. L’agent de négociation des marchés a les pleins pouvoirs en matière de passation des marchés et d’exécution des marchés conformément à l’article 34 de la LGFP.

e. Le directeur, Finances et administration, a les pleins pouvoirs de dépenser en ce qui concerne les biens et les services. Il a également les autres pouvoirs et les pouvoirs institués par les articles 34 et 33 de la LGFP. Ce poste a été remplacé par deux postes de direction : Planification financière et générale et Rapports, et Opérations et surveillance financières.

f. Dans chaque domaine de compétences, la même personne peut engager des dépenses et attester de la réception de biens et de services en vertu de l’article 34. En d’autres mots, la charte ne détaille pas la répartition des tâches pour les gestionnaires de CR, entre la commande et la réception de biens et de services concernant leurs budgets.

g. Dans la charte, le gestionnaire, Services financiers généraux, ou l’équivalent, comprend le gestionnaire, Administration financière, Subventions et bourses, le gestionnaire de projets, la fonction de contrôleur moderne, et le gestionnaire, Services consultatifs, finances et planification. Tous ces postes ont l’autorisation de paiement en vertu de l’article 33 de la LGFP en plus d’autres pouvoirs, tels que les paiements à titre gracieux allant jusqu’à 2 000 $, la perte de fonds, la moins-value des stocks et l'élimination du matériel.

L’agent financier, ou l’équivalent, comprend le conseiller financier, l’agent des systèmes financiers, l’agent des analyses et rapports financiers et l’agent principal des opérations. Les pouvoirs en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont conférés à tous ces postes.

Responsabilité : Directeur, Opération et surveillance financières.

Mesure :
1 a) Le retrait des délégués universitaires de nos instruments sera inclus à une partie de l'examen de la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances. Les délégués universitaires pourront cependant conserver leurs avances permanentes allant jusqu'à 5 000 $ aux fins de promotion et de communication des renseignements concernant les IRSC s'ils y sont autorisés par les employés des IRSC qui disposent des pouvoirs financiers délégués appropriés. Une discussion plus approfondie aura lieu avec les personnes concernées afin de s'assurer que la mise en oeuvre de cette décision se passe bien.

1 b) La Direction des opérations et de la surveillance financières procède actuellement à la révision de la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances des IRSC. Seront inclus à cet examen, l'élaboration et la mise en oeuvre d'instruments tels qu'une charte sommaire modifiée, un tableau d'équivalence des postes et un registre des spécimens de signature qui limiteront l'autorité fonctionnelle des agents financiers de la direction, Opérations et surveillance financières.

La fonction d'exécution des marchés, c.-à-d. l'article 34 actuellement mise en oeuvre par les agents d'approvisionnement des IRSC sera également modifiée afin de devenir une responsabilité partagée avec les personnes en charge de budget de centre de responsabilité qui ont émis le contrat et l'agent en charge de l'expédition et de la réception des services administratifs qui gère la réception des biens et des services.

1 c) Un examen de l'actuel article 34, pouvoirs d'exécution des marchés du gestionnaire, Administration, sera inclus à une partie de notre révision de la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances des IRSC, de façon à limiter ce pouvoir aux cas d'extrême urgence seulement. La partie « C » du nouvel instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances des IRSC fournira une définition pertinente de ce qu'est un cas d'extrême urgence et des exigences de déclaration de l'administration centrale associées à de tels pouvoirs.

Le gestionnaire, Administration, responsable principal de l'inventaire et des actifs des IRSC, devrait se voir déléguer l'autorité fonctionnelle de sortir du bilan les biens corporels perdus en raison d'un incendie, d'un vol, d'un accident ou qui sont rapportés perdus lors des examens de l'inventaire régulièrement prévus. Cependant, cette autorité déléguée sera sujette à des directives établies telles que mentionnées dans la partie « C » de l'instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et sera également sujette à un examen annuel effectué par l'unité de surveillance financière en tant que partie intégrante du rapport annuel des IRSC pour les Comptes publics du Canada.

1 d) Il faut prendre en compte le fait que lorsqu'un poste précis obtient les pouvoirs mentionnés dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il incombe à ce poste d'exercer les pouvoirs au nom de ou en tant qu'agent travaillant pour le gestionnaire de centre de responsabilité ayant des responsabilités budgétaires. De plus, toutes les transactions d'exécution de marchés sujettes à l'approbation par le biais de la signature de l'agent d'approvisionnement en vertu de l'article 34 doivent subir une vérification indépendante effectuée par l'Unité des opérations comptables.

1 e) f) Une partie de notre examen de la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances des IRSC inclura la mise en oeuvre du tableau d'équivalence des postes qui indique les degrés de pouvoirs de signature en matière de finances délégués à des postes précis au sein des IRSC. Ce tableau sera également utilisé pour délimiter les postes ayant des pouvoirs décisionnels, c.-à-d. des pouvoirs financiers délégués liés aux pouvoirs sur le budget et à l'autorité fonctionnelle du gestionnaire de centre de responsabilité, c.-à-d., les pouvoirs financiers délégués liés exclusivement aux fonctions intégrées telles que les finances ou l'approvisionnement. Chaque titulaire des postes identifiés par le tableau des équivalences de poste devra fournir un nouvel enregistrement de spécimen de signature approuvé par un gestionnaire de plus haut niveau afin de veiller à ce que leurs domaines de compétences soient en accord avec le degré de pouvoir qui leur est accordé. La mise en oeuvre du tableau d'équivalence des postes et de l'enregistrement du spécimen de signature répondra aux inquiétudes exprimées par la vérification interne relativement à une répartition pertinente des tâches pour le gestionnaire de centre de responsabilité et au fait que les niveaux de pouvoir de signature en matière de finances accordés à certains titulaires en particulier sont restreints à leurs champs de responsabilité.

1 g) L'une des recommandations clés de l'examen de la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances aux IRSC sera de limiter l'application de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques au poste de chef des services financiers et aux postes particuliers au sein de la direction, Opérations et surveillance financières. Le pouvoir d'appliquer l'article 33 de la LGFP ne sera accordé à aucun autre poste à moins que le titulaire n'ait reçu l'autorisation du chef des services financiers ou du directeur, Opérations et surveillance financières.

Responsabilité : Directeur, Opération et surveillance financières.

Mesure : La Direction, Opérations et surveillance financières, envisage de mettre en oeuvre une formation sur la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de rédiger un document sous forme de FAQ qui sera distribué dans l'ensemble des IRSC ayant délégué les pouvoirs financiers avant l'émission de leur nouveau registre de spécimens de signature. Ce cours sera à nouveau offert de façon régulière afin de veiller à ce que les gestionnaires puissent continuer à démontrer leur compréhension de l'instrument de délégation et soient conscients de leurs responsabilités et de leur obligation de rendre compte en ce qui concerne les décisions en matière de dépenses.

3. La politique officielle et les procédures concernant l'AAE n'ont pas été définies, comme l'exige la politique du gouvernement fédéral.

L'AAE est le processus électronique qui appose la preuve d'autorisation à une transaction, qui contribue à la protection de l'intégrité des données et qui veille à ce que les autorisateurs puissent être identifiés. De concert avec les pratiques de gestion appropriées, l'AAE génère un contrôle responsable de la conduite des opérations commerciales électroniques.

Aux IRSC, le gestionnaire des opérations financières utilise l'infrastructure à clé publique (ICP) pour mettre en application la certification des transactions soumises à TPSGC en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La politique gouvernementale veille à ce que les opérations commerciales électroniques soient dûment autorisées, validées et protégées contre la perte, l'altération et la duplication, la substitution ou la destruction. Les ministères doivent établir des politiques et des procédures qui leur permettront de veiller à ce que la protection de l'attribution et de la communication des pouvoirs ainsi que du processus de délégation en tant que tel, lorsqu'ils se font sous forme électronique, soit assurée par un dispositif approuvé de signatures numériques et de gestion de clés. Les procédés de cryptage et de gestion de clés afférents à l'autorisation et à l'authentification électroniques doivent être homologués ou approuvés par le CST.

Un cadre de contrôle adéquat de l'AAE comprend le contrôle d'accès, la gestion des clés et la vérification.

Responsabilité : Directeur, Opération et surveillance financières.

Mesure : Le portefeuille de la gestion et de la planification des ressources, mis au point en collaboration avec les Services de gestion de l'information et de la technologie, utilise le système d'AAE de TPSGC qui comprend une signature numérique approuvée et un processus de gestion des clés destinés à gérer l'interface entre le système financier des IRSC et le Système central de gestion des rapports financiers ainsi que le Système normalisé des paiements (SNP) du Receveur général du Canada.

La gestion quotidienne que le titulaire ou le poste est autorisé à exercer afin d'accéder au système d'AAE est une responsabilité partagée entre la Direction, Opérations et surveillance financières et les Services de gestion de l'information et de la technologie. Les Opérations financières sont responsables de l'identification des postes dont les titulaires sont autorisés, en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, à accéder au système d'AAE. Les Services de gestion de l'information et de la technologie doivent veiller à ce que les exigences de TPSGC en matière d'autorisation d'accès au système d'AAE pour l'utilisateur final soient respectées. Ce double contrôle garantit que les opérations commerciales sont correctement autorisées, validées et protégées de toute perte, duplication, substitution ou destruction.

Cependant, il serait bon de noter que le portefeuille de la gestion et de la planification des ressources ne fournit pas actuellement de politiques et de procédures officielles gérant le transfert des rôles et des responsabilités liés à la gestion interne du système d'AAE, en particulier dans les cas où l'employé quitte les IRSC ou lorsqu'un nouvel employé se voit assigner ces tâches. Cette situation sera corrigée en tant que partie intégrante de l'examen de l'instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances des IRSC.

Responsabilité : Directeur, Opérations et surveillance financières.

Mesure : Un processus officiel d'examen et de mise à jour de l'instrument de délégation et des enregistrements de spécimen de signature indépendant sera, chaque année, mis en oeuvre en collaboration avec le directeur des RH une fois que le projet sur l'instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances sera achevé. Il serait bon de noter que le directeur des RH est actuellement membre du groupe de travail chargé de la surveillance du projet sur l'instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances. Ceci devrait faciliter la synergie entre les deux groupes quand viendra le temps de s'assurer que les deux instruments de délégation reflètent les changements organisationnels en temps opportun.

Responsabilité : Directeur, Opérations et surveillance financières.

Mesure : Un processus de surveillance officiel sera mis en oeuvre afin de veiller au respect de la politique de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances une fois que l'examen actuel de l'instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière de finances sera achevé. Ce processus de surveillance sera appuyé par des séances de formation aux gestionnaires sur le nouvel instrument de délégation ainsi que par des réunions régulières entre les gestionnaires et les agents financiers afin de veiller à ce que les gestionnaires soient conscients de leurs responsabilités et de leur obligation de rendre compte en matière de gestion des finances et qu'ils puissent démontrer leur compréhension de l'instrument de délégation.